Neem contact op
Je kent het wel. Er wordt een aanbesteding gepubliceerd met een strakke deadline. Je werkt je een slag in de rondte om de deadline te halen en de aanbesteding in te dienen. Dan blijkt dat de afgegeven datum van de gunningsbeslissing wordt uitgesteld. Hoe kan dat? Geldt de planning dan alleen voor de inschrijvers? Mag de aanbestedende dienst zomaar van de planning afwijken en de gunningsbeslissing uitstellen of de aanbesteding intrekken? Lees hier hoe het zit.
Om de vraag maar meteen te beantwoorden: ja, dat mag. Iedere ondernemer die ervaring heeft met aanbestedingen weet dat het uitstellen van de gunningsbeslissing vaak voorkomt. De aanbestedende dienst heeft het recht om de gunningsbeslissing uit te stellen en zelfs om de aanbesteding in te trekken. Dit geeft de indruk van eenrichtingsverkeer. Bij veel inschrijvers zorgt dit dan ook voor de nodige frustratie, want hun positie is ondergeschikt aan die van de aanbestedende dienst.
Er is een reden waarom termijnen voor inschrijvers fataal kunnen zijn en voor aanbestedende diensten niet. Procedures moeten eerlijk verlopen en de aanbestedende dienst mag niemand voortrekken. Het kan daarom niet worden toegestaan dat één inschrijver meer tijd krijgt, omdat bijvoorbeeld net de salesmanager ziek is of omdat je nog op prijzen wacht van een onderaannemer. Een gelijke behandeling moet altijd geborgd worden. En dat kan als je pech hebt natuurlijk ongunstig uitpakken.
Het is de aanbestedende dienst dus toegestaan om de gunningsbeslissing uit te stellen of de aanbesteding in te trekken. Daar kun je vrij weinig aan doen. Maar je kunt wel in actie komen. Wat je wel kunt doen, zijn de volgende twee dingen.
De aanbestedende dienst hoeft geen bericht af te geven aan de inschrijvers dat de gunningsbeslissing uitgesteld wordt. Ook hoeft geen reden van uitstel opgegeven te worden. Als je op de hoogte wil blijven kan het daarom nodig zijn dat je zelf proactief bent. Kortom, zoek contact met de inkoper en zorg dat je in contact blijft. Dat raden we vooral aan wanneer het gaat om een commerciële aanbesteding, omdat een gunfactor daarbij ook nog een rol kan spelen. Je moet het natuurlijk niet overdrijven, maar af en toe een seintje geven kan heel goed. Besteed je het inschrijven voor tenders uit aan qcore? Dan sturen wij altijd een berichtje naar de aanbestedende dienst wanneer er geen gunningsbeslissing bekend is gemaakt op de aangegeven datum.
Duurt het lang voordat er duidelijkheid komt? Dan is het slim om de gestanddoeningstermijn in de gaten te houden. In de aanbestedingsdocumenten staat hoe lang de inschrijver zijn inschrijving gestand dient te doen. Dit is bijvoorbeeld 90 dagen. Wanneer deze termijn verstrijkt mag aanbestedende dienst niet meer verwachten dat jij de opdracht volgens jouw inschrijving met dezelfde voorwaarden en prijzen uitvoert. Als de aanbestedende dienst deze termijn wil verlengen moet dit via een verzoek bekend gemaakt worden aan de inschrijvers, die daar vervolgens akkoord op moeten geven.
Voor inschrijvers is het moeilijk inzichtelijk waarom de gunningsbeslissing zo ver uitgesteld kan worden. Maar wat wij aan de buitenkant niet zien, is dat er binnen de aanbestedende dienst veel verschillende stakeholders zijn en er een hoop dingen moeten gebeuren.
De inkoper van de aanbesteding moet vaak aan veel verschillende touwen trekken voordat de voorlopige gunningsbeslissing definitief en officieel is. Er moet veel gecheckt worden op compleetheid en correctheid. Soms moeten er nog bewijsmiddelen opgevraagd worden en daar kan veel tijd in gaan zitten.
Nadat alles compleet is, moet het hele beoordelingsteam de gunningscriteria beoordelen en dan kan er net iemand ziek zijn. Vergeet niet dat het beoordelingsteam niet alleen de motivatie tot gunning voor de winnende partij moet schrijven maar ook de motivaties tot afwijzing van alle overige inschrijvers. Vaak moet dit ook nog juridisch gecheckt worden. Vervolgens moet de beslissing meestal ook nog bekrachtigd worden door een handtekening.
Er is ook nog de mogelijkheid dat er iets mis is gegaan. Medewerkers bij de aanbestedende dienst zijn ook gewoon mensen, en soms vergeten ze bijvoorbeeld iets mee te nemen in hun eigen calculatie. Zo komen inschrijvers uit op een hoger bedrag dan de aanbestedende dienst aan budget heeft.
Kortgezegd is het uitstellen van de gunningsbeslissing niet een bewuste keuze. De inkoper is vaak afhankelijk van verschillende afdelingen binnen de organisatie. Om een gelijke behandeling van alle inschrijvers te garanderen, kan het langer duren voordat er een gunningsbeslissing plaatsvindt. Het besluit om uit te stellen heeft aanbestedende dienst ook niet altijd zelf in de hand.
De gunningsdatum uitstellen is vervelend, maar iets wat nog meer irritatie oplevert is wanneer de aanbestedende dienst de aanbesteding intrekt. Het staat de aanbestedende dienst vrij om de aanbesteding niet te gunnen. Dit komt voort uit het beginsel van contractvrijheid. De aanbesteding kan zelfs ingetrokken worden nadat er een voorlopige gunning plaatsvindt, zolang deze beslissing nog niet definitief is gemaakt. Vaak wordt in de aanbestedingsdocumenten ook al opgenomen dat de aanbestedende dienst het recht heeft om de opdracht niet te gunnen. Toch moet de aanbestedende dienst zich wel houden aan de algemene beginselen zoals gelijke behandeling en transparantie. Geldige redenen om een aanbesteding in te trekken kunnen bijvoorbeeld zijn:
De aanbesteding kan na het intrekken opnieuw gepubliceerd worden, maar er zijn wel regels. Het uitgangspunt van heraanbesteden is dat de aanbesteding wezenlijk gewijzigd wordt. De aanbestedende dienst kan in de meeste gevallen niet zomaar de aanbesteding op dezelfde manier opnieuw uitzetten terwijl er tijdens de vorige procedure rechtsgeldige inschrijvingen zijn gedaan.
Heraanbesteden zonder wezenlijke wijzigingen aan te brengen is wel toegestaan wanneer er geen geschikte inschrijvingen zijn gedaan of als er procedurele gebreken aan de aanbestedingsprocedure kleven die maken dat een rechtmatige gunning niet mogelijk is. In andere gevallen dient aanbestedende dienst de specificaties van de opdracht wezenlijk te wijzingen. Dit betekent een materiële verandering in het werk, de levering of de dienst.
Als inschrijver heb je dus niet zoveel invloed op de snelheid van handelen bij de aanbestedende dienst. Je zou de datum die de aanbestedende dienst opgeeft voor de gunningsbeslissing kunnen zien als een indicatie. Natuurlijk zijn er ook aanbestedingen die perfect volgens planning verlopen, maar het zijn toch de lang uitgestelde beslissingen die je bijblijven.
Wil je graag beter in contact blijven met de aanbestedende partij bij wijzigingen in de (gunningsdatum van de) aanbesteding, maar wil je dit niet alleen doen? Wil je het risico op uitsluiting van de aanbesteding of niet mee kunnen dingen minimaliseren? En ook nog eens je kans op gunning van de tender aanzienlijk vergroten? Bij qcore helpen we bedrijven bij het winnen van aanbestedingen, wij zijn graag jouw externe tenderteam.
🏆 Samen tenders winnen? Boek een online kennismaking met ons!
