Heb jij het gevoel dat de concurrentie beter voorbereid is? Er is een vijftal tips dat wij onze opdrachtgevers meegeven bij het inschrijven op aanbestedingen. Van tendersignalering tot marktonderzoek: een succesvolle inschrijving is van een aantal zaken afhankelijk. De sleutel tot succes? Die delen we graag met je in dit artikel.
Aanbestedingen worden vaak te laat opgemerkt. Bedrijven beginnen pas dagen of weken na de publicatiedatum met de inschrijving. In de tijd tussen publicatie en indienen moet er veel werk verzet worden. Met een goede tendersignalering zorg je ervoor dat je de concurrentie voor bent - of in ieder geval niet achter de feiten aanloopt. Probeer hier TenderApp 7 dagen gratis!
Een veelgemaakte fout is dat niemand hoofdelijk verantwoordelijk is voor het signaleren van aanbestedingen. Maak daarom één iemand verantwoordelijk die elke dag checkt of er interessante aanbestedingen zijn gepubliceerd.
Het signaleren van relevante aanbestedingen kan op verschillende manieren. Zo kun je gratis een account aanmaken bij TenderNed en een zoekprofiel inrichten op basis van CPV-codes die de aanbestedende dienst aangeeft. Dit kan ook op het platform Mercell. Dit is een goede start om kansen te gaan signaleren.
Een goed zoekprofiel op TenderNed zorgt ervoor dat je vindbaar bent voor aanbestedende diensten. Dit geldt zowel bij onderhandse als commerciële aanbestedingen. Zorg ervoor dat je de juiste contactgegevens in je profiel hebt staan. Gebruik geen algemeen e-mailadres, maar kies een vast contactpersoon of afdeling die hiervoor verantwoordelijk is.
Behalve door het signaleren van publicaties, kun je ook een grote voorsprong krijgen op je concurrentie door toekomstige aanbestedingen te voorspellen. Door in de gaten te houden hoe lang bepaalde opdrachten lopen, kun je voorspellen wanneer deze weer op de markt komen. Anticipeer hierop door de aanbestedende dienst vooraf te beïnvloeden. In deze periode is het nog toegestaan om contact op te nemen met de aanbestedende dienst over de mogelijke opdracht. Als de aanbesteding eenmaal gepubliceerd is, kan dit niet meer.
In het handige softwareprogramma TenderApp is een functie opgenomen die bijhoudt hoe lang opdrachten lopen en wanneer ze weer op de markt zullen komen. Dit neemt een hoop werk uit handen. Zo hoef je niet zelf administratie bij te houden van interessante opdrachten. Start hier je gratis proeflicentie TenderApp.
Veel mensen nemen aan dat de gunning van de aanbesteding het einde betekent van het proces. Maar volgens de Bidcycle®-methodiek die wij gebruiken, is dit nog maar de start van het aanbestedingsproces. Het evalueren en leren van eerdere inschrijvingen en gunningen is een belangrijk onderdeel van het tenderproces. Vraag daarom na iedere inschrijving op een aanbesteding een gesprek aan bij de aanbestedende dienst, ongeacht of je de aanbesteding aan jou gegund is of niet. Vraag hoe jouw offerte is ontvangen en welke verbeterpunten het beoordelingsteam voor je heeft. Dit is relevante informatie. Ook wanneer je gewonnen hebt. Er zijn altijd verbeterpunten, maar vraag ook op welke punten je uitblinkt en waarom. Als jij nu met de aanbestedende dienst jouw inschrijving bespreekt, heb jij de volgende keer alvast een voorsprong op je concurrentie.
Dit gesprek draait om het beïnvloeden van de aanbestedende dienst in jouw voordeel. In het gesprek kun je de aanbestedende dienst ervan overtuigen dat er in de nieuwe uitvraag nieuwe specificaties opgenomen moeten worden die passen bij de producten of diensten die jouw organisatie biedt. Ook kun je navragen hoe de opdracht nu loopt, hoe de relatie is met de huidige opdrachtnemer, wat zij graag verbeterd willen zien en wat belangrijke eisen zijn. Daar kun je later met je inschrijving op inspelen.
We spoorden je al aan om in gesprek te gaan met de aanbestedende dienst over de opdracht. Bij een marktconsultatie word je letterlijk uitgenodigd om jouw kennis te delen en advies te geven. Doe mee aan marktconsultaties! Dit kunnen we niet vaak genoeg zeggen. Vaak bestaat er bij ondernemers aarzeling of ze hieraan mee moeten doen of niet, maar wij raden dit altijd aan. Door de aanbesteder op de hoogte te brengen van jouw (vernieuwende) ideeën kan je invloed uitoefenen op de vorm van de opdracht en deze in jouw voordeel laten werken.
Juist als je een voorsprong wil op je concurrentie, is meedoen aan een marktconsultatie een slimme zet. Op die manier is de aanbestedende dienst al met je in contact geweest en heb je een teken van goede wil getoond. Als je concurrent niet meedoet, sta jij al 1-0 voor. Als je de aanbestedende dienst ook nog kan overtuigen van jouw product of dienst en hier de aanvraag op laat aansluiten dan sta je al 2-0 voor op je concurrentie.
Als je een voorsprong wil op je concurrentie is het slim om een marktonderzoek te doen. Bekijk welke bedrijven er in de markt zijn en maak een vergelijking met je eigen bedrijf. Waar hebben jullie overlap? En waar juist niet? Hoe profileren zij zich en wat zijn hun sterkste punten? Wat maakt jou uniek en wat zijn jouw sterkste punten? Het is belangrijk dat je goed weet op welke punten jouw organisatie, product of dienst kan scoren wanneer je inschrijft op een aanbesteding. Daarvoor moet je eerst weten wie jouw concurrenten zijn en wat ze doen. Manieren om concurrentie te volgen: bezoek de website en meld je aan voor de nieuwsbrief. Zo blijf je op de hoogte van wat je concurrentie doet.
Denk alvast na over samenwerkingen voordat de aanbesteding op de markt komt. Het gebeurt vaak dat inschrijvers op het laatste moment nog een derde partij of onderaannemer nodig hebben om in te kunnen schrijven. Hier kan veel tijd in gaan zitten en die tijd heb je niet in een inschrijvingsfase. Als je weet dat er een interessante aanbesteding aan zit te komen en je bent afhankelijk van een samenwerking, regel dit dan alvast!
Je kunt een heleboel dingen doen om een voorsprong te krijgen op je concurrentie. Zelfs voordat de tender is gepubliceerd kun jij je voorsprong al behalen. Ga dus nu al aan de slag!
Heb je hier geen tijd voor, maar wil je wél die aanbesteding winnen? Bij qcore zijn we gespecialiseerd in het begeleiden van ondernemers bij het gehele tenderproces. Van het proactief spotten van de juiste tender tot het indienen van de inschrijving en het vieren van de gunning. Zie ons als je externe collega's die erop gebrand zijn voor jou die opdracht binnen te halen. Meer weten? Neem vrijblijvend contact met ons op.