Ben je nieuw in aanbestedingen? Of weet je er gewoon nog niet zoveel van af? Aanbestedingen winnen zou je kunnen zien als een spelletje, maar je moet je wel bewust zijn van de spelregels. In dit artikel vertel ik je vier belangrijke zaken waar jij op moet letten bij aanbestedingen.
We komen het regelmatig tegen dat inschrijvers de eisen niet zo nauwkeurig nemen. Ze missen bijvoorbeeld een certificaat of denken dat het wel oké is als hun referentieopdracht net iets kleiner is dan gevraagd. Voordat je tijd en moeite stopt in een aanbesteding, moet je zorgen dat je echt aan alle eisen kan voldoen. Je kunt nog zo scherp inschrijven met je prijs en zo je best doen op de teksten, als je niet strikt voldoet aan alle eisen dan zal je een ongeldige inschrijving doen. Al het werk is dan voor niks geweest.
Het is niet alleen belangrijk om de scope duidelijk te hebben, zodat je weet wat je straks moet uitvoeren, maar ook zodat je weet wat je al in je offerte moet aanbieden. Zo wil je in je teksten niet iets beschrijven waar de aanbestedende dienst geen behoefte aan heeft, maar je wil ook niks aanbieden in je prijzenblad waar de aanbestedende dienst niet om vraagt. Is de scope niet duidelijk dan zorgt dit er misschien wel voor dat je dingen opneemt in je prijs die de concurrentie niet meeneemt. De kans is dan groot dat je prijs (veel) hoger uitvalt.
Wat is de behoefte/het doel van de aanbestedende dienst? Dit gaat verder dan de scope van de opdracht en is belangrijk om te weten voordat je jouw teksten schrijft of je presentatie voorbereid. Elke aanbestedende dienst is anders en het is daarom niet voldoende om een standaard verhaal te doen. Focus op het doel van de aanbestedende dienst. Doe bijvoorbeeld zelf research op de website en zoek naar de visie en missie van de aanbesteder. De kans is groot dat je zo meer van de aanbestedende dienst komt te weten en zo in kan spelen op specifieke behoeften.
Zijn de beoordelingscriteria duidelijk? Dit is belangrijk om in de gaten te houden als je kwalitatieve stukken moet schrijven. Vaak is er een beoordelingstabel die aangeeft waar je aan moet voldoen om een bepaald aantal punten te scoren. Voorbeelden zijn dat een tekst SMART geschreven en realistisch moet zijn, en jouw aanbieding meerwaarde moet bieden. Ga bij jezelf na of het voor jou duidelijk is wat hiermee wordt bedoeld. Iets wat volgens jou meerwaarde biedt, kan de aanbestedende dienst standaard vinden.
Stel, je voldoet niet aan de eisen, het is je niet duidelijk wat je allemaal mee moet nemen in de prijs, of je weet niet wat de aanbestedende dienst als meerwaarde ziet. Blijf niet in onzekerheid zitten, maar stel meteen vragen tijdens de nota('s) van inlichtingen. Daarmee kun je meer duidelijkheid krijgen of zelfs eisen laten vervallen als jij een gegronde reden hebt waarom deze niet proportioneel is voor de aanbesteding.
Heb je het gevoel dat je nog wel wat hulp kunt gebruiken na het lezen van deze blog? Download dan onze startersgids of neem contact met ons op om te kijken of een samenwerking met onze tenderspecialisten een goede stap is voor jouw bedrijf.