Best Value Procurement, de één vindt het maar wat lastig, de ander loopt er mee weg. Maar wat is Best Value Procurement nu precies? En belangrijker hoe win ik aanbestedingen op basis van Best Value Procurement?
Bij Best Value Procurement (BVP) bepaalt de ondernemer welke eigenschappen een dienst of product moet hebben. Niet de aanbestedende dienst. De ondernemer aan het roer zetten zou betere én goedkopere oplossingen geven. Dit uiteraard binnen het kader van algemene doelstellingen.
We krijgen van onze klanten vaak de vraag wat nu de verschillen zijn tussen EMVI en BVP. We zetten de verschillen hier op een rijtje.
BVP vraagt een denkomslag bij ondernemers. In plaats van conformeren wordt van hen verwacht dat zij zelf een oplossing uitwerken, zich inleven in de opdrachtgever en nadenken over risico’s en projectmanagement.
Zelfs wanneer het algemene idee van BVP duidelijk is, is het concreet vertalen naar de inschrijving voor veel ondernemers een opgave. Zeker omdat aanbestedende diensten vaak ook nog worstelen met de juiste toepassing!
Omdat BVP niet standaard is voor zowel inschrijvers als de aanbestedende dienst, vergt een project meer tijd. De aanbestedende dienst heeft als het goed is ruim de tijd genomen om de aanbesteding voor te bereiden voordat de aanbesteding wordt gepubliceerd.
Een reguliere aanbesteding duurt minimaal 40 dagen, voor een BVP aanbesteding trekt de aanbestedende dienst vaak meer tijd uit, want het is anders dan anders en dit vraagt ook bij inschrijvers een extra tijdsinvestering.
Het project begint met een informatiebijeenkomst waarin de aanbestedende dienst Best Value uitlegt en nader ingaat op de doelstellingen die zij heeft geformuleerd.
Vervolgens volgt het Best Value project een normaal aanbestedingstraject met 1 of 2 vragenrondes en het indienen van de inschrijving. Als onderdeel van de inschrijving volgen de interviews met de sleutelfunctionarissen.
Vanaf hier wordt de procedure anders. Er volgt namelijk geen gunning, maar een ranking. De partij die als eerste in de ranking staat, dient voor de gunning nog de concretiseringsfase te doorlopen. Het woord zegt het eigenlijk al, in deze fase moet het aanbod worden geconcretiseerd. Je dient aan te tonen welke aannames je hebt gedaan om te komen tot de aangeboden prestaties, risico’s en kansen. Ook moet je een plan van aanpak / implementatieplan opstellen.
Als inschrijver ben je ook verantwoordelijk voor het opstellen van de overeenkomst. In deze fase heb je meerdere afspraken met de aanbestedende dienst om het aanbod en de stukken goed uitgewerkt te krijgen. Hierbij is de inschrijver als expert in de lead. Na het goed doorlopen van de concretiseringsfase volgt de gunning.
Het is belangrijk om deze fase serieus te nemen, je hebt ten slotte nog geen gunning én er gaat tijd zitten in het uitwerken van de stukken en de samenkomsten met de aanbestedende dienst.
Na de afronding van de concretiseringsfase is het gebruikelijk om deze fase af te sluiten met een awardmeeting. Dit is een moment om samen te komen met de aanbestedende dienst en te vieren dat de aanbesteding gegund is na een best intensief traject en vooruit te kijken op een succesvolle uitvoering. Dus een viermomentje na al het harde werk!
De tenderspecialisten van qcore zijn Best Value B+ gecertificeerd, wat inhoudt dat ze een uitgebreide theoretische kennis hebben over het Best Value Procurement gedachtegoed, aantoonbare kennis en ervaring hebben met Best Value Procurement en dit concreet in de praktijk kunnen toepassen.
Bij qcore kunnen we op de volgende manieren hulp bij aanbestedingen bieden op basis van Best Value Procurement:
Heb je vragen over Best Value Procurement of wil je advies van qcore bij een aanbesteding? Neem vrijblijvend contact met ons op voor al je vragen over aanbestedingen.