Bij elke aanbesteding worden eisen gesteld waar je als inschrijver aan moet voldoen. Een veelvoorkomende eis is het bezit van één of meerdere certificeringen. Dit kan als een drempel worden ervaren om in te schrijven. Vaak is het wel mogelijk om op andere manieren te bewijzen dat je voldoet, maar het is niet altijd duidelijk hoe dan. Dit kan, ook als je besluit om wel in te schrijven, veel onzekerheid opleveren. Als namelijk achteraf je bewijs niet wordt geaccepteerd, is al het werk voor niets.
Is het aan te raden om je dan toch maar te certificeren voor de zekerheid? En is het dan echt een moetje of kun je het ook zien als een kans? In deze blog leggen we uit welke rol certificeringen spelen bij aanbestedingen en reiken we informatie aan om je te helpen bij de keuze om wel of juist niet de stap naar certificering te zetten.
Er zijn verschillende soorten certificeringen die je kunt tegenkomen bij aanbestedingen. Deze kunnen grofweg worden verdeeld in twee categorieën: geschiktheidseisen, oftewel eisen aan de onderneming, en uitvoeringseisen, oftewel eisen aan het geleverde product of dienst. Wij richten ons in deze blog op geschiktheidseisen.
Geschiktheidseisen richten zich op de bedrijfsvoering van de onderneming die inschrijft. Een certificering toont aan dat een bedrijf voldoet aan bepaalde normen op het gebied van kwaliteitsbewaking, milieuzorg of veilig werken. Daarmee is het een populair middel voor aanbestedende diensten om zeker te zijn dat ze een ‘goed’ bedrijf in de arm nemen.
Certificeringen die wij vaak tegenkomen zijn:
Dat er in de eisen wordt verwezen naar een norm zoals ISO 9001 betekent niet per se dat je een ISO 9001 certificaat moet hebben. Allereerst kan de eis zelf verschillend geformuleerd zijn. Vergelijk maar eens:
Daarnaast is er een onderscheid tussen de geschiktheidseis en het bewijsstuk. Vaak worden er verschillende mogelijke bewijzen genoemd. Bijvoorbeeld dat je ook een ander gelijkwaardig certificaat mag aanleveren of een beschrijving of kwaliteits-/milieuhandboek.
Bij qcore hebben we, met name voor ISO 9001 en ISO 14001, vaak ingeschreven met andere bewijsstukken. Om deze route te bewandelen, is het essentieel dat je helder hebt welke bewijsstukken zijn toegestaan. Soms staat in de stukken alleen ‘ISO 9001 certificaat of gelijkwaardig’. Het is dan aan jou als inschrijver om te bewijzen dat het door jou ingediende bewijs gelijkwaardig is. Als je de situatie die we in de inleiding hebben geschetst wil voorkomen, zorg dan dat je er zeker van bent dat jouw bewijs wordt geaccepteerd, bijvoorbeeld door vragen te stellen.
Omgekeerd geldt: als de aanbestedende dienst helder heeft omschreven wat het accepteert als bewijs, dan mag je ervan uit gaan dat als je dat bewijs aanlevert, je voldoet aan de eis. Wat er in de leidraad staat is leidend. Als er daarin onduidelijkheden zijn, komen de wetgeving en jurisprudentie om de hoek kijken.
Artikel 2.96 en 2.97 van de Aanbestedingswet 2012 vermelden de voorwaarden waaronder een aanbestedende dienst kan vragen om een “door een onafhankelijke instantie opgestelde verklaring” op het gebied van kwaliteits- en milieunormen. Samengevat staat daarin:
Die laatste regel heeft er even over gedaan om door te dringen in de praktijk van het aanbesteden. Pas de laatste tijd zien we het terugkomen in de tekst van aanbestedingen.
Maar wat betekent die toevoeging precies? Volgens de jurisprudentie betekent het, dat je er als inschrijver eigenlijk alles aan gedaan moet hebben om het certificaat wél op tijd te verkrijgen. Kortom eigenlijk zo snel de aanbesteding is gepubliceerd en je van de eis afwist, een certificeringstraject zijn gestart. Dit moet je dan ook kunnen aantonen met een planning en/of correspondentie.
Er zijn ook rechterlijke uitspraken geweest waarbij niet bewezen werd geacht dat sprake was van een gelijkwaardig kwaliteitssysteem, omdat er geen externe audit had plaatsgevonden. Nogmaals, hoe het in de aanbesteding staat is leidend. Maar wees er dus scherp op dat een handboek niet altijd zomaar wordt geaccepteerd.
Als je niet kunt voldoen of onduidelijk is waar je aan moet voldoen, kun je via de Nota van Inlichtingen proberen de eis te laten verduidelijken of aanpassen. Het is dan handig om te kijken wat je wél kan en daarop aan te sturen. Voorbeelden van waar je op kunt aansturen:
Een belangrijk punt om te onthouden is het proportionaliteitsbeginsel, zoals vastgelegd in het addendum van de Aanbestedingswet 2012. Hieruit volgt dat een (certificerings)eis proportioneel moet zijn: deze mag niet onterecht zwaar of onredelijk zijn voor de opdracht. Denk hierbij aan:
Een andere optie die je altijd kunt overwegen is om een beroep te doen op een derde partij om te voldoen aan de geschiktheidseis. Dit betekent dat niet jij, maar een andere partij over het certificaat beschikt. Je moet dan verklaren daadwerkelijk te kunnen beschikken over de middelen van deze partij tijdens de uitvoering van de opdracht. Dit vermeld je op het UEA én deze partij moet ook het UEA (deels) invullen en ondertekenen.
Let hier wel mee op. De jurisprudentie is het er aardig over eens dat als je een beroep doet op een derde voor een certificaat, deze ook het betreffende deel van de opdracht moet uitvoeren waar het certificaat over gaat. Ben je cateringdienstverlening en besteed je de bereiding van maaltijden uit, dan kan het logisch zijn om voor het HACCP certificaat een beroep te doen op die partij. Bij een ISO 14001 certificaat wat gaat over milieuzorg binnen de organisatie in brede zin, wordt dat al ingewikkelder.
Ook is het belangrijk te kijken of er eisen worden gesteld aan de scope van het certificaat. Dit soort vragen zijn grijs gebied en voor een aanbestedende dienst ook lastig om te bepalen. Als je niet voornemens bent om het tot de rechter uit te vechten, is het vaak toch verstandig een vraag te stellen. Natuurlijk kun je daarbij proberen te sturen zodat dat certificaat van die derde voldoet, eventueel onder verwijzing naar het proportionaliteitsbeginsel.
Moet je nu wel of niet certificeren? Stel jezelf die vraag niet pas als de aanbesteding op de mat ligt. Bij qcore zeggen we: benader certificeren als een bredere strategische keuze. Stel jezelf eens de volgende vragen:
Wanneer je een beeld hebt bij wat het je oplevert (de baten), kun je kijken naar de investering (de kosten) om te bepalen of het onderaan de streep de moeite waard is.
De investering voor het behalen van een certificaat varieert naargelang welke certificering(en) het betreft, de omvang en complexiteit van je bedrijf, hoe ver je al bent met het opzetten van het systeem en de investering en aandacht die je als bedrijf en directie erin stopt. Houd in elk geval rekening met de volgende soorten investeringen waar je mee te maken krijgt:
Als je besluit strategisch om te gaan met certificeringen, hebben we nog een tip voor je: ga in gesprek met inkopers of inkoopbureaus vóórdat de aanbesteding wordt uitgeschreven. Dit werkt twee kanten op: je krijgt inzicht in welke certificeringen er daadwerkelijk (gaan) worden gevraagd en waarom; en je kunt je inzichten delen over het wel of juist niet opnemen van een certificeringseis of het toestaan van alternatieven. Er is namelijk dan nog ruimte voor dialoog en uitleg waarom een certificaat niet, of juist wel van toegevoegde waarde is. Op het moment dat de aanbesteding er is, zijn de contactmogelijkheden en daarmee de mogelijkheden om bij te sturen beperkt.
Dit proces begint eigenlijk al 1,5 jaar vóórdat de aanbesteding wordt gepubliceerd (of het huidige contract afloopt). Kom in contact met de inkoper of leden van de beoordelingscommissie (vaak afdelingsmanagers). Een andere belangrijke schakel: de inkoopbureaus in jouw branche. Zij adviseren aanbestedende diensten en als je hen kunt overtuigen welke eisen en wensen wel of juist niet handig zijn, kan dit ook zo maar terugkomen in de tenders die zij uitschrijven.
Certificeringen kunnen een belangrijk onderdeel zijn van het aanbestedingsproces. Het bezitten van de juiste certificaten kan deuren openen, maar het behalen ervan vraagt tijd, geld en een zorgvuldige afweging. Door goed te begrijpen welke certificeringen gevraagd worden en welke voor jouw bedrijf relevant zijn, kun je een weloverwogen beslissing nemen over of je al dan niet moet certificeren.