Vergelijk aanbestedingen met het oplossen van een mysterie. Je moet aanwijzingen verzamelen, de code kraken en een overtuigend dossier opbouwen. Deze blog laat zien hoe je een echte “aanbestedingsdetective” wordt.
1. Het mysterie van de aanbesteding: waar begin je?
Succesvol inschrijven op een aanbesteding begint bij het doorgronden van de aanvraag. Dat is iets anders dan weten wat er in de aanbestedingsstukken staat. Goed beschouwd heb je in de eerste fase van het inschrijftraject maar één doel: snappen wat je moet doen om de maximale score te halen.
Maar hoe ga je te werk? Hiervoor moet je eerst weten welke kaders er gelden voor de beoordeling. Hoe zit de prijs-kwaliteitberekening in elkaar? Hoe wordt de kwaliteit beoordeeld? Het beoordelen van kwaliteit is mensenwerk. En dan komen er ineens allerlei aspecten bij kijken. Denk aan:
- Welke wensen heeft de opdrachtgever voor het product/dienst/de leverancier?
- Welke knelpunten en doelen leven er binnen de organisatie in relatie tot de opdracht?
- Wat zijn ontwikkelingen bij de opdrachtgever en diens context, die raken aan de opdracht?
- Welk referentiekader hebben de beoordelaars? Wat zijn hun (individuele) stokpaardjes?
Als je een beeld hebt van bovenstaande kun je beter inschatten (1) hoe je de vragen moet interpreteren, (2) welke verwachtingen de beoordelaars hebben van het antwoord én (3) hoe je die verwachtingen kunt overtreffen.
De informatie om dit bij elkaar te puzzelen vind je niet in één bron, maar op verschillende plekken, zoals:
- de aanbestedingsdocumenten; kijk bijvoorbeeld eens naar:
- de huidige en gewenste situatie. Waar zitten de verschillen? Dat zijn waarschijnlijk dingen waar men nu niet tevreden over is en die ‘top of mind’ zijn;
- kijk ook eens naar de referenties (kerncompetenties). Dat zijn de competenties die de opdrachtgever cruciaal vindt om de opdracht goed uit te voeren. Goed dus als je kunt benadrukken dat dat bij jouw bedrijf extra goed is geborgd;
- welke vragen gesteld worden en de informatie bij de andere gunningscriteria. Als er bij de eerste vraag staat dat de opdrachtgever zelf niet veel tijd wil investeren, zal dit bij vraag 2 niet ineens heel anders zijn.
- contact dat je al hebt gehad met de opdrachtgever
- leveranciers of partners die de opdrachtgever kennen
- LinkedIn-profielen
- website en (beleids)stukken van de opdrachtgever
- wetgeving en beleid vanuit de Rijksoverheid
- eerdere aanbestedingen van de opdrachtgever
- …etc.
Kortom je gaat op zoek naar het totaalplaatje, je wil de puzzel zo compleet mogelijk hebben.
Net als bij een mysterie kan een nieuwe aanwijzing de feiten in een ander daglicht stellen. Ga dus op zoek naar zoveel mogelijk aanwijzingen en probeer verbanden te leggen. Op die manier zul je zien dat je tussen de regels door kunt lezen en echt gaat begrijpen wat er van je gevraagd wordt en, daarmee, wat je moet doen om daar invulling aan te geven.
Afhankelijk van hoe compleet je plaatje is kun je kiezen of je wel of geen vragen wil stellen. Doet de huidige leverancier ook mee (even aangenomen dat jij dat niet zelf bent), dan weet deze mogelijk wél wie er in het beoordelingsteam zitten of waar men nu tevreden en ontevreden over is. Dan is het zeker slim om vragen te stellen om jouw informatiepositie te versterken.
2. De aanwijzingen verzamelen: ken je concurrenten
Hoewel doorgaans wordt aangegeven dat de inschrijvingen ‘absoluut’ en onafhankelijk van elkaar worden beoordeeld (tip: vraag hoe de aanbestedende dienst dit ziet), vindt er in de praktijk vaak vergelijking plaats tussen inschrijvingen. Zo niet bewust, dan wel onbewust, doordat de verwachtingen van de beoordelaars worden beïnvloed.
Schrijven vier inschrijvers dat zij een vaste contactpersoon hebben die buiten kantooruren bereikbaar is? Dan leest het al snel als een gemis als jij dit níet opschrijft. Andersom kun je juist de verwachtingen overtreffen door iets te bieden dat je concurrenten níet doen of kunnen.
Het is dus goed om een vergelijkend marktonderzoek te doen. Wie zijn de andere spelers? Je kunt dit vaak niet met 100% zekerheid zeggen, maar solide aanwijzingen kunnen zijn:
- De winnaar(s) van de vorige aanbesteding. Als je dit niet weet vanuit de wandelgangen, kun je dit terugvinden op TenderNed of betaalde kennisbronnen voor bedrijven zoals TenderApp.
- Informatiebijeenkomst, schouw of (plenaire) marktconsultatie. Alle serieuze concurrentie zou je hier moeten treffen; ook als dat niet zo is, geeft het een beeld van het aantal en soort partijen dat je kunt verwachten.
- Je eigen contacten binnen de markt. Hebben jouw concurrenten prijzen opgevraagd bij de fabrikant? Wat weten je leveranciers? Blijf zeker weg van alles wat kan suggereren dat je onderlinge (prijs)afspraken maakt, maar verder kan het geen kwaad je netwerk te benutten voor informatie.
3. De code kraken: ontwikkel een winnende strategie
Je hebt alles gedaan om de situatie in kaart te krijgen, en hebt een goed beeld bij (a) de behoefte van de opdrachtgever en (b) wat jouw bedrijf onderscheidt van de potentiële concurrentie. Nu is het tijd om de code te kraken. Wat ga je aanbieden om de maximale score zeker te stellen?
Zet je aanwijzingen op een rijtje en vind de sleutel. Houd daarbij rekening met de volgende kaders:
- Een aanbesteding heeft als doel het inkopen van het beste product (of werk of dienst) voor de beste prijs. Het beste voor wie? Voor degene die er gebruik van gaat maken. Conclusie: de usp’s of onderscheidende voorstellen die je opneemt moeten altijd gericht zijn op de behoefte(n) en wens(en) van de opdrachtgever.
- Aanbestedende diensten moeten beoordelen op wat ze krijgen. Een inkoper die het snapt (doet -ie dat? Ook een goede vraag), weet dat er geen goede beoordeling gegeven mag worden aan vage beloftes en niet-concrete toezeggingen. Zorg dus dat je heel concreet maakt wat je aanbiedt, wat je gaat doen en wat het de opdrachtgever oplevert.
- Een beoordeling is een heel proces op zich, gekaderd door regelgeving en tradities. Zo moeten alle inschrijvers volgens de wet gelijk behandeld worden en vooraf weten waarop wordt beoordeeld. In de praktijk leidt dit ertoe dat formaliteiten als ‘zijn alle deelvragen beantwoord’ en ‘uw antwoord moet SMART zijn’ zwaarder meetellen dan je wellicht zou verwachten. Tip: zorg altijd dat je in elk geval antwoord geeft op de letterlijke vraag en daarnaast aan zoveel mogelijk invulling geeft aan de ‘ongeschreven’ behoefte die erachter ligt.
- Je wint als je de meeste punten haalt. Logisch natuurlijk. Maar laat dit goed doordringen: je kunt niet ‘scoren’ op onderwerpen waar geen punten op worden gegeven. Ben je goed in duurzaamheid, maar vragen ze alleen een implementieplan met een projectmethodiek, planning en communicatieschema, dan heb je he-le-maal niks aan je groene identiteit. Zelfs als je wéét dat de opdrachtgever dat ook belangrijk vindt. Subtieler: het heeft geen zin om dingen aan te bieden die geen punten opleveren.
4. Bouw je dossier: maak een overtuigende inschrijving
Als detective kom je tot je conclusie door verbanden te leggen, via momenten van inspiratie, kortom een chaotisch proces. Je zaak goed kunnen bepleiten vraagt daarentegen om een duidelijke en logische uiteenzetting.
Hetzelfde geldt voor aanbestedingen. Onze tips:
- Structuur en logica zijn je vrienden. Hanteer hoe dan ook de volgorde van de aanbestedende dienst en onderscheid de onderwerpen door koppen. Breng ook structuur aan in de tekst onder elk kopje, bij voorkeur steeds dezelfde structuur. Dit kan bijvoorbeeld zijn: uitwerking van de aangeboden oplossing of aanpak; wat levert dit op voor de opdrachtgever en diens doelen/behoeften; onderbouwing.
- Een goede inleiding schetst de behoefte van de opdrachtgever en geeft een beknopte samenvatting van de manier waarop je daar (onderscheidend) invulling aan gaat geven. Dit is vervolgens precies hetgeen je in nader detail gaat onderbouwen in je tekst. Je kunt er ook voor kiezen een conclusie toe te voegen op het eind. Het belangrijkste is dat voor de lezer er een sluitend verhaal ligt: dit is het probleem of de vraag en dit is hoe wij dat gaan oplossen.
- Gebruik feiten en voorbeelden om je verhaal te onderbouwen.
- Anticipeer op vragen. “Er is een vast contactpersoon”. Wat als die contactpersoon wegvalt? “We zijn altijd binnen 1 uur ter plaatse”. Dat kan nooit! Onze huidige leverancier doet er minstens 2 uur over. Geef waar nodig extra uitleg om je betrouwbaarheid te bewijzen.
5. De valstrikken vermijden: veelvoorkomende fouten
Net als bij het oplossen van een misdaad is er een risico op tunnelvisie. Je bent zo gefocust op een bepaalde oplossing of denkt dat je de klant zo goed kent dat je de eisen en vragen in dat licht gaat interpreteren. Tip: laat iemand meelezen die wat verder van de materie af staat.
Andere veelvoorkomende fouten zijn slordigheden in taal of opmaak. Je bent zo gefocust op de inhoud, dat je een vormfout maakt, en de dader krijgt strafvermindering of vrijspraak (je inschrijving krijgt een lagere score of wordt terzijde gelegd). Hetzelfde geldt voor fouten in de procedure. Het helpt als je vooraf:
- een duidelijk overzicht maakt van wat er moet worden aangeleverd en welke eisen eraan worden gesteld; en
- alvast controles inplant voor tijdens het proces, bij voorkeur met vierogenprincipe.
Als je dat hebt geborgd, kun je met een gerust hart je aandacht richten op jouw inhoudelijke aanbieding.
6. De zaak opgelost: leren van je successen (en fouten)
Elke gewonnen of verloren aanbesteding is een bron van nuttige aanwijzingen voor toekomstige aanbestedingen. Gerechtelijke dwaling? Blik terug, waar is het op misgegaan en hoe kun je dat in de toekomst voorkomen. Wij adviseren bij elke aanbesteding de volgende stappen te doorlopen:
- Analyseer de motiveringsbrief en plan een evaluatie met de aanbestedende dienst. Uit ervaring kunnen wij je vertellen: je krijgt op die manier (bijna) altijd informatie die je niet kunt ophalen uit een formele brief.
- Evalueer ook met je team over het proces: wat werkte goed, wat niet?
- Leg vast wat je hebt geleerd en maak waar nodig aanpassingen in je proces of toolkit, om te borgen dat je er iets mee dóet en in de toekomst onnodige ‘dwalingen’ voorkomt.
Conclusie: een detective in de aanbestedingswereld
Net zoals een detective die een mysterie oplost, vereist een succesvolle aanbesteding scherp inzicht, grondige voorbereiding en een overtuigende presentatie. Wil je hulp bij jouw zoektocht naar de sleutel tot succes? Wij staan klaar om met je mee te speuren!