Neem contact op
Bij het inschrijven op aanbestedingen draait alles om de inhoud, maar onderschat de kracht van een doordachte vormgeving niet. Een heldere, gestructureerde en visueel aantrekkelijke offerte kan een groot verschil maken. Tijdens ons recente webinar “De invloed van vormgeving bij jouw inschrijving op aanbestedingen” bespraken we dit onderwerp met experts uit de praktijk. In deze blog delen we de belangrijkste inzichten.
Het webinar terugkijken? Dat kan via deze link: https://www.qcore.nl/webinars
Veel bedrijven investeren in de inhoud van hun offerte, maar vergeten hoe belangrijk de presentatie ervan is. Vormgeving helpt niet alleen om een offerte overzichtelijk en professioneel te maken, maar ook om de beoordelaars snel en efficiënt door de tekst te leiden.
Zoals Piet van Brummelen, grafisch ontwerper bij Vrij in Vorm, tijdens het webinar benadrukte: “De inhoud is natuurlijk het belangrijkst, maar goede vormgeving helpt om impact te maken en de structuur van een plan te versterken. Een goed vormgegeven offerte is niet alleen prettiger om te lezen, maar helpt ook om de juiste informatie snel te vinden.”
Dit geldt vooral bij technischere aanbestedingen, waar complexe informatie helder moet worden overgebracht. Piet gaf als voorbeeld een rioolproject waarbij de fasering visueel werd weergegeven. “De opdrachtgever gaf aan dat dit enorm werd gewaardeerd, niet alleen door de beoordelaars, maar ook door bewoners. De visualisatie hielp hen beter te begrijpen wat er zou gebeuren en wanneer.”
Hoewel vormgeving officieel geen criterium is in de beoordeling van aanbestedingen, heeft het wel degelijk invloed. Thijs Kruger, inkoopadviseur bij Helder Inkoopadvies, gaf aan dat beoordelaars een logisch gestructureerde en prettig leesbare offerte makkelijker kunnen beoordelen: “Vormgeving heeft nooit een directe invloed op de uiteindelijke score, maar een offerte die helder en gestructureerd is opgesteld, maakt het voor beoordelaars eenvoudiger om de antwoorden te vinden en te begrijpen.”
Daarnaast kan visuele ondersteuning, zoals tabellen, infographics en organogrammen, helpen om complexe informatie toegankelijker te maken. Dit is niet alleen nuttig bij technische projecten, maar ook bij sociale en culturele aanbestedingen. Hier speelt de menselijke factor een grotere rol, en kunnen visuals helpen om de beleving en impact van een project beter over te brengen. “Bij culturele en sociale projecten zien we dat meer gebruik van beeldmateriaal helpt om de menselijke kant van een project te laten zien,” aldus Piet.
Een veelvoorkomend dilemma is hoe je binnen de strikte aanbestedingsrichtlijnen een goede balans vindt tussen inhoud en vormgeving. Vaak gelden er beperkingen op het aantal pagina’s, regelafstand en lettertype, wat betekent dat keuzes gemaakt moeten worden. Piet gaf hierbij een praktische tip: “Gebruik visuele elementen niet als versiering, maar als functionele ondersteuning van de inhoud. Soms kun je met een goed geplaatste infographic meer zeggen dan met een halve pagina tekst.”
Thijs vulde aan: “Een duidelijke structuur helpt niet alleen bij het schrijven, maar ook bij de beoordeling. Zorg dat de vragen herkenbaar terugkomen en dat de opmaak consistent is. Dit voorkomt dat beoordelaars moeten zoeken naar antwoorden.”
Een ander aandachtspunt is de leesbaarheid bij zowel digitale als geprinte beoordelingen. Hoewel veel beoordelaars digitaal werken, zijn er ook inkopers die offertes uitprinten en handmatig annoteren. In dat geval is een liggende opmaak met twee kolommen niet altijd ideaal. “Het is belangrijk om hier rekening mee te houden, zodat je offerte zowel op een scherm als op papier goed leesbaar blijft,” aldus Thijs.
Een winnende aanbesteding begint met sterke inhoud, maar een doordachte vormgeving kan helpen om die inhoud nog beter over te brengen. Door vormgeving strategisch in te zetten - zonder de inhoud te overschaduwen - vergroot je de kans dat jouw offerte eruit springt. Dit geldt niet alleen voor technische aanbestedingen, maar ook voor projecten waarin het menselijke aspect een belangrijke rol speelt.
Wil je meer leren over hoe wij bedrijven helpen om succesvol aanbestedingen binnen te halen? Bekijk ons volledige stappenplan of neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
Alliance Automotive Group (voorheen Brezan Automaterialen) werkt al jaren samen met qcore. We schrijven samen regelmatig in op aanbestedingen. Bekijk hoe Alliance Automotive Group met de juiste strategie en voorbereiding aanbestedingen wint. Lees hun verhaal.
-1.png?width=1024&height=1024&name=collega%20(1)-1.png)