Neem contact op
Stéphanie
Bij het inschrijven op aanbestedingen ligt het succes vaak niet alleen in de kwaliteit van de inschrijving zelf, maar in het werk dat al vooraf is verricht. In ons recent georganiseerde webinar, “Een tender win je in het voortraject,” hebben we deze belangrijke strategie uitvoerig besproken met experts uit de praktijk.
Het onderwerp bleek populair, en met goede reden. Veel bedrijven worstelen met hoe ze aanbestedingen kunnen winnen in een zeer competitieve markt. In dit artikel geven we je een samenvatting van de belangrijkste lessen die uit onze webinar zijn gekomen.
Veel bedrijven beginnen pas met hun inschrijving zodra de aanbesteding officieel gepubliceerd is. Dit noemen wij “de deurmatploffer” — de aanbesteding komt op je radar en pas dan ga je aan de slag. Helaas loop je dan vaak al achter de feiten aan. Een goede voorbereiding begint al ver voordat de aanbesteding gepubliceerd wordt.
Zoals Douwe Enting, directeur van qcore, tijdens de webinar opmerkte: “Wij geloven erin dat als je wilt winnen, je proactief moet tenderen. De meeste aanbestedingen hebben een contractduur van vier tot zes jaar, dus je weet vaak al jaren van tevoren wanneer een nieuwe aanbesteding komt.” Dit betekent dat je ruim op tijd contact moet leggen met de aanbestedende dienst.
Een belangrijke focus van de webinar was het strategisch inzetten van relatiemanagement. Thea Smid, zelfstandig inkoopadviseur, en Jurre Eikenaar, Key Account Manager bij Alliance Automotive, deelden hun ervaringen en benadrukten het belang van persoonlijke relaties.
Thea: “Ik merk dat opdrachtgevers terughoudend zijn om contact te hebben vóór de publicatie van een aanbesteding, uit angst om een voorkeur te creëren. Toch zien we een positieve verandering: steeds meer overheden publiceren vrijwillig aanbestedingskalenders om vroegtijdig contact te stimuleren.”
Jurre gaf een praktisch voorbeeld van hoe relatiemanagement hem hielp om een belangrijke aanbesteding te winnen, zelfs zonder het vereiste ISO-certificaat: “Door vooraf al jaren een relatie te hebben opgebouwd met de opdrachtgever, konden we in gesprek gaan over alternatieve kwaliteitsmanagementsystemen, wat ons in staat stelde om alsnog succesvol in te schrijven.”
Jurre benadrukte tijdens het webinar ook het belang van TenderApp als cruciale tool in het tenderproces. “Met TenderApp hebben we niet alleen inzicht in lopende aanbestedingen, maar kunnen we ook eerdere contracten en aanbestedingsdocumenten analyseren. Dit geeft ons een sterke voorsprong in de voorbereiding,” aldus Jurre. Door gebruik te maken van deze tool blijft zijn team altijd op de hoogte van aankomende kansen en aflopende contracten, zodat ze proactief kunnen inspelen op nieuwe aanbestedingen.
Naast relatiemanagement is een zorgvuldige voorbereiding essentieel. Zoals Thea benadrukte: “Je weet vaak al van eerdere aanbestedingen wat de vereisten zijn. Gebruik deze informatie om je strategie voor te bereiden en zorg dat je klaar bent zodra de aanbesteding gepubliceerd wordt.”
Het is bovendien belangrijk om goed te communiceren en vragen te stellen als iets onduidelijk is. Een fout die veel bedrijven maken, is dat ze aannemen dat ze de eisen begrijpen zonder verder te vragen. Stel altijd vragen om de “vraag achter de vraag” te achterhalen en de verwachtingen van de aanbestedende partij goed te begrijpen.
Deze webinar heeft duidelijk gemaakt dat succes bij aanbestedingen vaak al vóór de publicatie wordt bepaald. Door proactief te tenderen, relatiemanagement strategisch in te zetten en grondig voor te bereiden, vergroot je je kans om aanbestedingen te winnen aanzienlijk. Tools zoals TenderApp helpen hierbij door het bieden van inzichten in eerdere aanbestedingen en aankomende contracten.
Wil je meer leren over hoe qcore bedrijven helpt om succesvol aanbestedingen binnen te halen? Bekijk ons volledige stappenplan of neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
Bekijk hier het succesverhaal van Boerhof Projectinrichters, die met de hulp van qcore 30-40% van hun omzet uit aanbestedingen haalt.
