De tijd dat aanbestedingen volledig op laagste prijs werden gegund ligt inmiddels al ver achter ons. Op een enkeling na speelt in iedere tender kwaliteit ook mee in de weg naar de gunning. Er wordt niet gezocht naar de goedkoopste leverancier, maar naar de leverancier met de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV). Maar hoe zit die verhouding tussen prijs en kwaliteit nou precies in elkaar? Hoe kom je als leverancier tot de beste prijs-kwaliteitverhouding? We vertellen je het in deze blog.
Aanbestedende diensten kunnen kiezen tussen 3 verschillende soorten gunningscriteria: beste prijs-kwaliteitverhouding, laagste prijs en laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit. In de praktijk wordt veruit het meest voor BPKV gekozen, zo blijkt ook uit onze Trendanalyse.
Om de beste prijs-kwaliteitverhouding te kunnen bepalen, moet een BPKV-aanbesteding bestaan uit een onderdeel prijs en een onderdeel kwaliteit, waarbij ieder onderdeel een weging heeft. Bijv. 30% prijs en 70% kwaliteit.
Al tijdens het bepalen van de Go – No Go kijk je, als het goed is, naar de prijs-kwaliteitverhouding binnen de aanbesteding. Dit is namelijk belangrijk voor het bepalen van je strategie. Een hogere weging voor prijs houdt waarschijnlijk in dat vooral wordt gezocht naar een leverancier die het gevraagde aanbiedt voor een zo laag mogelijke prijs. Als kwaliteit zwaarder meetelt, kan het de moeite waard zijn om juist een meer innovatieve (en duurdere) oplossing aan te bieden.
De truc is om de aanbesteding te vinden met de prijs-kwaliteitverhouding die het beste bij jouw strategie past.
De verhouding tussen prijs en kwaliteit gaat verder dan één weging voor prijs en één weging voor kwaliteit. Vaak zijn zowel prijs als kwaliteit onderverdeeld in zogenaamde ‘subcriteria’, waarbij per subcriterium een aparte score toegekend wordt. Denk aan een plan van aanpak dat meer punten kan opleveren dan de beschrijving voor je duurzaamheidsbeleid. De prijs-kwaliteitverhouding gaat dan mogelijk opeens van 30% prijs en 70% kwaliteit, naar 30% prijs, 50% plan van aanpak en 20% duurzaamheid. Het speelveld is nu een stuk anders geworden. Het plan van aanpak speelt een zeer belangrijke rol voor de aanbestedende dienst!
Als je weet dat je voor een subcriterium, bijvoorbeeld het plan van aanpak, niet de volle punten gaat behalen, hoeft dat nog niet te betekenen dat je de aanbesteding moet laten schieten. Bij een aanbesteding moeten gemiddeld tussen de 4 à 5 teksten uitgewerkt worden. Kijk in zo’n geval eerst eens of je de punten bij een ander onderdeel een voordeel kan behalen ten opzichte van jouw concurrenten. In dat geval loont het alsnog om mee te doen, aangezien jij wellicht zeer uniek bent in duurzaamheid!
Prijs en kwaliteit zijn dus geen losse onderdelen in een aanbesteding. Daarom heet het ook beste prijs-kwaliteitverhouding. Je geeft bij je inschrijving de prijs op die het de aanbestedende dienst kost om de door jou aangeboden kwaliteit te krijgen. Let dus goed op wat je allemaal in je kwaliteitsteksten opschrijft en wat je allemaal wel of niet in je prijs opneemt. Kijk daarnaast goed naar het programma van eisen en voor welke onderdelen je een prijs moet opgeven in het prijzenblad. Lees hier meer tips over de juiste prijsbepaling van een tender.
Uit de prijs-kwaliteitverhouding kun je veel informatie halen over wat een aanbestedende dienst belangrijk vindt in het gevraagde product of dienstverlening. Past deze verhouding bij jouw strategie? Welke verhouding tussen de subcriteria kun je onderscheiden? Waar kun jij veel punten op scoren en waar minder? Het antwoord op deze vragen zal richting geven aan jouw keuzes om te komen tot de inschrijving met beste-prijs kwaliteitverhouding.
Zoals je in deze blog hebt kunnen lezen zijn er veel verschillende facetten die meespelen bij het wel/niet winnen van een aanbesteding. Naast deze facetten brengen aanbestedingen ook een wirwar aan regels met zich mee. Kan jij na het lezen van dit artikel wel wat hulp gebruiken bij het inschrijven op een aanbesteding? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.