In dit artikel gaan we dieper in op selectiecriteria bij aanbestedingen: wat zijn het precies? Selectiecriteria worden veelal gebruikt bij niet-openbare aanbestedingen (en enkele andere procedures, zoals de concurrentiegerichte dialoog) wanneer er veel potentiële leveranciers of dienstverleners worden verwacht. Een niet-openbare aanbesteding wordt opgedeeld in twee fases, waarbij de eerste fase bestaat uit de beoordeling van inschrijvers op geschiktheidseisen en selectiecriteria. Dit noemen we de selectiefase. Na deze fase breekt de tweede fase aan, welke bestaat uit het beoordelen van de inschrijvende partijen op het voldoen aan het Programma van Eisen (PvE) en de gunningscriteria. Dit noemen we de gunningsfase.
Selectiecriteria spelen een belangrijke rol bij de beoordeling van inschrijvende partijen bij een niet-openbare aanbesteding. Door selectiecriteria toe te passen in het aanbestedingsproces kan de aanbestedende dienst eerder het spreekwoordelijke kaf van het koren scheiden, waardoor er minder inschrijvingen beoordeeld hoeven worden. Zo wordt een hoop tijd en (belasting)geld gespaard. Net als bij gunningscriteria kunnen er op een selectiecriterium punten worden verdiend, op basis van in de leidraad vermelde criteria, waarmee een vergelijking wordt gemaakt tussen de deelnemers.
Het aantal inschrijvende partijen dat de aanbestedende dienst maximaal meeneemt naar de gunningsfase wordt in de selectieleidraad bekend gemaakt. Maar wat gebeurt er dan als er teveel partijen overblijven na het toepassen van de geschiktheidseisen en selectiecriteria? Dat kan gebeuren als er meerdere inschrijvende partijen zijn die hetzelfde aantal punten scoren. Als dit het geval is vindt er een loting plaats. Enkel de ingelote partijen gaan door naar de gunningsfase.
Zoals je hiervoor hebt kunnen lezen, worden geschiktheidseisen en de selectiecriteria toegepast in de eerste fase van een niet-openbare aanbesteding en enkele andere procedures.
Geschiktheidseisen bepalen of een inschrijver de gevraagde basisvoorwaarden vervult om in aanmerking te komen voor het winnen van de opdracht. Deze eisen kunnen beantwoord worden met ja/nee. Het niet voldoen aan geschiktheidseisen leidt tot uitsluiting.
Bij toepassing van selectiecriteria worden punten toegekend op basis van bepaalde kenmerken van het bedrijf. Een score op een selectiecriterium zegt iets over de mate van geschiktheid van de deelnemende partijen. Selectiecriteria gaan net als geschiktheidseisen altijd over het bedrijf dat inschrijft op de aanbesteding, maar leveren in tegenstelling tot geschiktheidseisen een rangschikking van aanmeldingen op.
Selectiecriteria kunnen variëren, afhankelijk van het type project en de behoeften van de aanbestedende partij. De criteria moeten proportioneel, objectief en niet-discriminerend zijn. Proportioneel betekent dat ze relevant moeten zijn voor de opdracht: het idee is dat de criteria degenen selecteren die daadwerkelijk het meest geschikt zijn om de opdracht uit te voeren. Dit is meestal ook het geval. Zo niet, kun je hier vragen over stellen voor de Nota van Inlichtingen.
Na de selectiefase vindt de gunningsfase plaats. Alleen voorgeselecteerde partijen, dus enkel partijen die de selectiefase hebben overleefd, worden uitgenodigd om deel te nemen aan de gunningsfase en dus mee te dingen naar de gunning van de aanbesteding. In de gunningsfase worden inschrijvende partijen beoordeeld op het programma van eisen en de gunningscriteria. Het niet kunnen voldoen aan de eisen gesteld in het PvE is reden voor uitsluiting.
Hulp nodig bij het inschrijven op een aanbesteding? Bij qcore zijn we gespecialiseerd in tendermanagement, oftewel aanbestedingen winnen. Dat doen we voor bedrijven in allerlei sectoren met veel succes: inmiddels hebben we meer dan 500 tenders gewonnen voor onze opdrachtgevers.