eHerkenning aanvragen [+ handig stappenplan]

Wil jij je in gaan schrijven op aanbestedingen? Dan heb je waarschijnlijk eHerkenning nodig. Hier lees je waarvoor je het nodig hebt, wat eHerkenning is en hoe je eHerkenning stap voor stap aanvraagt.

Wat is eHerkenning?

Je zou kunnen zeggen dat eHerkenning een soort zakelijke DigiD is. Het is een efficiënt en betrouwbaar middel om de authenticatie van bedrijven bij overheidsdienstverleners te regelen. Het is echter niet alleen een tool die je aanschaft voor aanbestedingen. Via eHerkenning hebben organisaties veilig contact met (semi-)overheidsinstanties, zoals gemeentes, UWV en de Belastingdienst. Bijvoorbeeld over parkeervergunningen, werknemersverzekeringen of de belastingaangifte.

Elk eHerkenningmiddel is gekoppeld aan een bedrijf op basis van het KvK-nummer. Het eHerkenningmiddel moet per medewerker worden aangevraagd door een tekenbevoegde bestuurder. Hiermee machtigt de tekenbevoegde bestuurder de medewerker om namens zijn bedrijf handelingen te verrichten.

Waarom heb ik eHerkenning nodig bij aanbesteden?

eHerkenning heb je nodig om in te kunnen schrijven op aanbestedingen via TenderNed. In 2019 verliep volgens TenderApp bijna 60% van alle aanbestedingen via TenderNed. Daarom is het onmisbaar als je vaker wilt gaan inschrijven op aanbestedingen. Dit houdt in dat het stellen van vragen voor de Nota van Inlichtingen en het indienen van een inschrijving voor deze aanbestedingen alleen kan als je eHerkenning hebt.

eHerkenning nodig? Check het inschrijvingsplatform van de aanbesteding!

De Aanbestedingswet 2012 verplicht het gebruik van eHerkenning bij het doen van (voor)aankondigingen, de mededeling van gunningsbeslissingen, rectificaties en de mededeling aan de Europese Commissie van het resultaat van de procedure. Echter kan het indienen van de inschrijving via een ander platform verlopen zoals Mercell of CTM. Voor deze platformen heb je géén eHerkenning nodig. Check dus altijd bij een aanbesteding op welk platform je deze moet indienen. Dit wordt aangegeven in de aanbestedingsdocumenten.

Welk niveau eHerkenning heb ik nodig voor TenderNed?

Er zijn vijf betrouwbaarheidsniveaus voor eHerkenning. Om in te kunnen loggen op TenderNed is niveau EH2 (basis) nodig. eHerkenning is een persoonsgebonden middel.

Je kan voor elk eHerkenningsmiddel naast het betrouwbaarheidsniveau ook aangeven voor welke instanties of diensten de machtiging geldt. Zo kan een medewerker of externe adviseur ook specifiek voor alleen TenderNed worden gemachtigd.

Bij de aanvraag van eHerkenning van niveau EH2 wordt er bij sommige aanbieders tijdens de aanvraag automatisch ook een algemene machtiging voor EH1 meegenomen. Hier zijn geen extra kosten aan verbonden en het zorgt ervoor dat je de eHerkenning ook kunt gebruiken voor zaken waar niveau EH1 voor nodig is. Dit is voor het inloggen op TenderNed echter niet nodig.

Hoe vraag ik eHerkenning aan?

Er zijn zes leveranciers van eHerkenning. Vijf daarvan bieden EH2 aan.  Een overzicht van de verschillende leveranciers vind je hier. Door op een leverancier te klikken kom je op de website van de aanbieder. Per leverancier kan de wijze en duur van de aanvraagprocedure verschillen, maar in grote lijnen ziet de procedure er hetzelfde uit. De leveringstermijnen verschillen wel per leverancier. Houd er rekening mee dat het leveren door drukte langer kan duren dan de leverancier aangeeft. Wees daarom op tijd met het aanvragen ervan.

Om het je wat makkelijker te maken, hebben we stap voor stap bijgehouden hoe het aanvraagproces verloopt als je eHerkenning aan wilt vragen voor jezelf. Zodat je weet wat je kunt verwachten in deze procedure.

Stappenplan: eHerkenning niveau EH2 aanvragen bij Reconi

Onderstaand stappenplan geldt voor een EH2 machtiging bij Reconi, de aanbieder die we bij qcore gebruiken. De precieze aanvraagprocedure van eHerkenning kan per aanbieder verschillen, maar bestaat altijd uit een aantal controlestappen. De aan te leveren bewijsstukken tijdens de procedure zijn dikgedrukt.

1. Klik op de website van Reconi aan dat je EH2 aan wil vragen.
2. Vul je e-mailadres in.ec
3. Open je mail en klik op de ontvangen link (deze link is 24 uur geldig).
4. Vul je mobiele telefoonnummer in.
5. Vul de ontvangen code (op je mobiele telefoon) in op de website.
6. Maak een wachtwoord aan.
7. Geef aan of je zelf bevoegd bent of niet, dit doe je door bij de desbetreffende vraag ‘ja’ of ‘nee’ aan te klikken.
8. Controleer de organisatiegegevens.
9. Geef je eigen persoonsgegevens op.
10. Geef aan of je alle machtigingen wil voor EH2 of dat je alleen een beperkt aantal machtigingen wil toevoegen. (als je EH2 kiest word je ook automatisch gemachtigd voor alle diensten van EH1, hier zijn geen kosten aan verbonden). Als je alleen de machtiging wil voor het indienen van inschrijvingen op TenderNed dan moet je in ieder geval bij de machtigingen EH2 en bij dienst RVO.nl TenderNedautenthicatie toevoegen.
11. Lever het KvK uittreksel aan of geef aan dat Reconi dit voor jou mag doen bij een vergoeding van €7,50 (is even duur als zelf aanvragen).
12. Vul in wie de specifiek bevoegde vertegenwoordiger is van het betreffende bedrijf (de tekenbevoegde bestuurder volgens het uittreksel van de KvK). Ben je niet zelf vertegenwoordiger dan vul je de persoonsgegevens in van de persoon die dit wel is. Zorg dan ook voor een kopie van het paspoort of identiteitsbewijs van de vertegenwoordiger.
13. Vul het factuuradres in.
14. Controleer op de bestelpagina het overzicht van je bestelling, ga akkoord met de voorwaarden en klik op bestellen.
15. Upload een kopie van je eigen paspoort/identiteitsbewijs en die van de vertegenwoordiger als je dit niet zelf bent.
16. Download het registratieformulier en print deze. Onderteken deze als jij de vertegenwoordiger bent of laat hem ondertekenen door de vertegenwoordiger als jij dit niet bent. Scan hem vervolgens weer in en dien hem in.
17. Voilà, je bent klaar!

Wees op tijd met je aanvraag voor eHerkenning!

Omdat tegenwoordig steeds vaker eHerkenning wordt gevraagd voor zaken bij de overheid is het druk bij de leveranciers. Als je hier pas mee begint wanneer de aanbesteding is gepubliceerd, ben je eigenlijk al te laat. Het kan gebeuren dat je nog weken moet wachten voordat je in kunt loggen en hierdoor een vragenronde mist. Ons advies aan jou: vraag zo vroeg mogelijk eHerkenning aan, vóór de publicatie van een aanbesteding. Zeker als je weet dat je vaker in wil gaan schrijven op aanbestedingen, is dit een waardevolle investering.

Alles wat je nodig hebt om in te schrijven op aanbestedingen

Om je winstkansen voor aanbestedingen te vergroten, is een goede voorbereiding het halve werk. Naast het aanvragen van eHerkenning zijn er nog meer voorbereidingen die je kunt treffen, zelfs voordat er zich een interessante aanbesteding voordoet. In onze Startersgids Inschrijven op aanbestedingen lees je waar je allemaal aan moet denken voordat je inschrijft op een aanbesteding. Download hier de gratis startersgids.