De aanbestedingsmarkt biedt enorme kansen voor niet alleen grote bedrijven, maar ook het mkb. De concurrentie is echter groot. Naast het voldoen aan de gestelde eisen is een sterke inschrijving op kwaliteit een must. Het kan het verschil maken tussen winnen en verliezen. In deze blog geven we praktische tips om jouw kans op succes te vergroten en waarschuwen we voor veelvoorkomende valkuilen.
...Maar waar begin je? Je zult zien dat een aanbesteding uit meerdere, soms wel twintig, documenten bestaat. Vaak is het beschrijvend document, ook wel eens ‘de leidraad’ genoemd, het hoofddocument. Begin hiermee en start bovenaan met lezen. Eerst wordt de aanbestedende dienst (of ‘opdrachtgever’) omschreven en de opdracht die ze aanbesteden. Hier staat als het goed is al veel informatie: de achtergrond/aanleiding van de opdracht, het doel en de scope. De leidraad vervolgt met de procedure en alle eisen waar je aan moet voldoen (uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen). Op een gegeven moment kom je bij de ‘gunningscriteria’, die meestal uit prijs en kwaliteit bestaan. Hier staat datgene wat je moet offreren: een (uitstekend) kwaliteitsstuk die de wensen van de opdrachtgever beantwoordt, en een (concurrerende) prijs. Ook wordt hier omschreven hoe prijs en kwaliteit beoordeeld worden. Waarmee behaal je de meeste punten en win je die aanbesteding?
Waarom is het doorgronden van de vraag (achter de vraag) van de aanbestedende dienst zo belangrijk? Achter de technische eisen en gunningscriteria zit vaak een onderliggend probleem of doelstelling. Door dit te doorgronden, kun je een offerte maken die niet alleen voldoet aan de gestelde eisen, maar ook echt aansluit bij de behoefte van de opdrachtgever. Dit maakt je aanbod relevanter en waardevoller. Als je je beperk tot het letterlijk beantwoorden van de vraag, loop je het risico dat het een eenzijdig ‘salesverhaal’ wordt en je niet onderscheidend bent. Zo loop je echt punten mis bij de beoordeling!
Stel, je bent geen huidige contractpartij, maar je wilt wel kans maken op de winst. Hoe doorgrond je dan de behoefte? We hebben een handige checklist voor je opgesteld van informatie die je altijd moet ophalen:
Mochten bovenstaande punten nou niet (duidelijk) omschreven staan in de leidraad, of ontbreken in de bijlagen of niet op de website staan, vraag hier dan actief naar. De aanbestedende dienst moet deze vragen dan beantwoorden in de Nota van Inlichtingen.
Nadat je bovenstaande punten hebt geïnventariseerd heb je als het goed is een duidelijk beeld van wat de behoefte van de opdrachtgever is. Ga met deze informatie aan de gang met de wensvragen (ook wel: ‘(sub)gunningscriteria’ of ‘kwaliteitscriteria’ genoemd).
Maak eerst een tekststructuur waarin je alle wensvragen en onderliggende onderwerpen (subvragen of bullies) puntsgewijs neerzet. Start met het ‘hoofdprobleem’ van de opdrachtgever per wensvraag. Beantwoord het hoofdprobleem, kernachtig, met jouw hoofdoplossing. Ga dan verder met de subvragen of bullets. Ook hier focus je je telkens weer op wat de opdrachtgever nodig heeft en hoe jij dit gaat invullen met jouw dienstverlening. Als dit onderscheidend is, schroom dan niet dit ook letterlijk aan te geven in de tekst of het stuk tekst uit te lichten (middels bijvoorbeeld een kader of accentkleur), zodat het opvalt.
Vermijd algemene ‘salespraat’. Wees SMART: wie gaat wat doen, wanneer en waarom? Vaak is dit ook een vereiste of beoordelingsaspect. En, misschien wel het belangrijkste: onderbouw (alles) wat je beweert met cijfers, referenties (quotes van tevreden, liefst vergelijkbare opdrachtgevers) en casussen. Dit maakt jouw oplossing geloofwaardig en onderscheidend!
Werk alle onderdelen verder uit en houd je hierbij aan het gestelde aantal A4. Laat jouw teksten ook door andere mensen lezen, die zich in de rol van de beoordelaar wanen. Dit helpt jou om nog betere kwaliteitsstukken te schrijven.
Naast een strategische en onderscheidende dienstverlening, doet ook de structuur en taalgebruik er toe. Een tekst die lekker leest, zorgt ervoor dat de oplossing die je aanbiedt ook duidelijk naar voren komt. Dit begint bij de opbouw van jouw tekst. Start altijd met een inleiding, om vervolgens de vragen te beantwoorden. Volg hierbij de volgorde van de aanbestedende dienst. Ga niet kriskras de vragen beantwoorden. Dan moet de beoordelingscommissie zoeken naar de antwoorden en dat wil je niet. Je moet het zo zien: de beoordelaars krijgen jouw offerte voor hun neus, met de vraagstelling en de scoretabel ernaast. Zij moeten moeiteloos kunnen controleren of alle vragen zijn behandeld en ‘uitstekend’ zijn beantwoord!
Wat betreft taalgebruik, kunnen we je heel veel tips geven, maar dit zijn de belangrijkste:
Ondanks dat je een onderscheidende dienstverlening hebt beschreven, kan het alsnog voorkomen dat jouw tekst niet meer dan een voldoende of zelfs onvoldoende scoort. We beschrijven hier drie valkuilen:
1. Niet voldoen aan verplichte eisen: Je hebt uitgebreid beschreven wat je kan, maar bent vergeten antwoord te geven op de exacte vereisten en vragen uit de aanbesteding. Daardoor is jouw dienstverlening misschien wel goed, maar voldoet deze niet (volledig) aan de verplichte eisen uit de aanbesteding, waardoor je wordt uitgesloten. Om dit te voorkomen, leg tussentijds en aan het einde van het schrijven je teksten naast de vraagstelling en het programma van eisen. Heb je overal antwoord op gegeven en sluit het aan bij de eisen? En waar overtref je de eisen? Dit geeft je ook nog eens de kans om bepaalde aspecten van jouw dienstverlening uit te lichten als ‘meerwaarde’!
2. Feedback en reviewrondes: Nog beter, laat een collega of iemand anders uit jouw omgeving de teksten doorlezen. Laat diegene dan ook de vraagstelling en het programma van eisen lezen, wellicht haalt hij er dingen uit die jij niet gezien hebt. De beste schrijver wordt eenmaal blind door zijn eigen teksten. Ook wij bij qcore leven we dit na en hanteren we een 4-ogen principe.
3. Plan voldoende tijd in: We kunnen het niet vaak genoeg zeggen, maar plan echt voldoende tijd in voor het schrijven van de teksten, het liefst, afhankelijk van het aantal A4, minimaal vier weken. Als je geen schrijver bent of het je niet eigen is kan het lastig zijn om te beginnen. Soms kan het helpen met iemand te sparren over bijvoorbeeld de structuur, de vraagstelling en wat je allemaal kwijt wilt. Zo heb je in feit al wat op papier waar je mee verder kunt. In meerdere rondes kun je je teksten steeds meer verbeteren tot een winnend kwaliteitsstuk!
De (voorlopige) gunning zit in je mailbox... Je logt in op betreffende platform en opent de gunningsbrief… Heb je gewonnen of niet? In het eerste geval: YES! Tijd voor een feestje! En de rest komt later. In het tweede geval baal je als een stekker en wil je er even (of heel lang) niet over nadenken. Uiteindelijk lees je de brief door en lees je ook de inhoudelijke beoordeling op jouw prijs en kwaliteit. Of je de aanbesteding nu gewonnen hebt of niet, in beide gevallen: vraag om een evaluatiegesprek! In een gunningsbrief staat lang niet alles. Uit zo’n gesprek komen altijd leerzame punten waarop jij jouw offerte kan verbeteren. Ook krijg je dan de gelegenheid gerichte vragen te stellen, zoals: Hoe hadden we een ‘uitstekend’ kunnen scoren? Wat vonden jullie echt goed aan ons? En wat moeten we echt verbeteren? Vaak krijg je dan ook meer informatie over hoe de concurrentie het heeft gedaan, waar je ook weer van kan leren (of juist niet).
Als je bovenstaande punten, naar jouw idee, allemaal hebt gevolgd en toegepast, maar het lukt jou nog steeds niet winnende teksten te schrijven, overweeg dan eens een keer een aanbesteding samen met een expert te doen. Zij kunnen jou niet alleen praktische tips geven maar ook frisse inzichten, die jouw inschrijving naar een hoger niveau kunnen brengen.
Met de juiste aanpak kun je jouw kansen op succes aanzienlijk vergroten. Door de vraag van de aanbestedende dienst centraal te stellen en met een strategische aanpak te werken, kun je je onderscheiden van de concurrentie. Wil je meer tips of ondersteuning bij het schrijven van een aanbesteding? Neem contact met ons op!