Een marktconsultatie vindt plaats voorafgaand aan een aanbesteding. Wij zien dat veel klanten huiverig zijn om hieraan mee te doen. Vaak zijn redenen hiervoor dat ze niks prijs willen geven, of dat er te veel tijd in gaat zitten. Onterechte redenen als je het ons vraagt. Door mee te doen krijg je namelijk een beter beeld van de aanbestedende dienst, wat ze willen met de aanbesteding en krijg je de kans om te bedenken wat jij kunt bieden. Dit vergroot je winkans wanneer de aanbesteding is gepubliceerd. In deze blog geven we antwoord op veelgestelde vragen op het gebied van marktconsultaties:
Voordat de aanbestedende dienst een aanbesteding publiceert kan hij een marktconsultatie houden. Bij een marktconsultatie vraagt de aanbestedende dienst informatie uit bij belanghebbende partijen. Deze informatie kunnen ze vervolgens gebruiken bij het opstellen of sturen van de aanbesteding. Dit kunnen vragen zijn over het opstellen van selectie- en gunningscriteria maar het kan ook breder zijn, zoals vragen om inzicht te krijgen in wat er op dit moment beschikbaar en gangbaar is op de markt.
Er bestaan verschillende soorten marktconsultaties. Ten eerste kan een marktconsultatie op twee verschillende manieren gepubliceerd worden: open of gesloten. De open marktconsultaties worden openbaar gepubliceerd en daar kan iedereen aan meedoen. De gesloten marktconsultaties worden alleen naar geselecteerde partijen gestuurd.
Ten tweede is er een verschil tussen schriftelijke consultaties en consultaties op locatie. In het geval van een schriftelijke consultatie wordt er vaak een digitale vragenlijst gestuurd. In het geval van een consultatie op locatie overlegt de aanbestedende dienst 1 op 1 met een partij of is er een plenaire bijeenkomst met alle partijen bij elkaar. Vaak is er een combinatie van schriftelijke consultatie en consultatie op locatie.
Even een wedervraag hierbij: waarom niet? Want waarom vertel je wel je hele verhaal als je een commerciële klant opbelt, maar doe je dit niet bij de aanbestedende dienst? Je zou een marktconsultatie kunnen zien als een salestraject. De aanbestedende dienst is gewoon een potentiële klant. Tegen andere potentiële klanten zeg je ook niet dat je liever geen informatie wilt geven over jouw producten of diensten. Pak dus de kans om de aanbestedende dienst met jouw kennis en expertise te overtuigen van jouw product of dienst. Door mee te doen en kennis te delen kun je ervoor zorgen dat de aanbesteding aansluit bij jouw bedrijf qua eisen en gunningscriteria. Op die manier wordt de winkans al een stuk groter.
Toch zien we dat er vaak achterdocht bestaat en angst dat de concurrentie komt te weten wat je doet. We kunnen je hierover geruststellen: het is niet de bedoeling dat de aanbestedende dienst details in het marktconsultatieverslag verwerkt. Sterker nog, je wordt vaak helemaal niet gevraagd om alle details van jouw producten of diensten bloot te geven. Bedenk je dat de aanbestedende dienst een marktconsultatie doet om een zo goed mogelijke uitvraag te doen en niet om jouw diepste bedrijfsgeheimen op straat te leggen.
Het idee van een bijeenkomst met concurrenten schrikt veel partijen af. Vaak wil je niet aan de concurrenten prijsgeven dat jij ook wilt inschrijven. Echter komt dit type bijeenkomsten bij marktconsultaties relatief weinig voor. Mocht er een keer een bijeenkomst zijn, dan heb je als het goed is al onderzoek gedaan naar wie je concurrenten zijn. In een andere situatie kom je ze ook wel tegen en je weet vaak toch wel wie geïnteresseerd zijn, bijvoorbeeld lokale partijen.
Daarnaast, als je wel naar de bijeenkomst gaat, heb je in ieder geval je gezicht laten zien en welwillendheid getoond. Ook kun je informatie vergaren die misschien niet in de aanbesteding terugkomt. Dit is nooit verkeerd en kan misschien wel bepalend zijn voor jouw inschrijving.
Er is een aanbesteding te halen. Een marktconsultatie is dé manier om te beïnvloeden en het beïnvloeden is een belangrijke fase die je winkans kan vergroten. Volgens de Bidcycle-methodiek® die wij hanteren zitten we dan in de fase ‘bewerken’. In deze fase werk je aan de relatie met de klant. Je maakt inzichtelijk wat er zich afspeelt in de branche, waar de kansen liggen en hoe je hierop in wil spelen. Wij raden daarom altijd aan om bij de aanbestedende dienst aan tafel te komen voordat het huidige contract afloopt en de aanbesteding opnieuw gepubliceerd wordt. Bij een marktconsultatie krijg je dit zomaar in de schoot geworpen. Een kans die je niet moet laten liggen.
Vooraf beïnvloeden kan ook in je voordeel werken wanneer je een innovatief product hebt ontwikkeld. Het kan zijn dat jouw innovatieve product niet aansluit op de eisen, criteria en perceelindeling die nu standaard zijn op de markt. De beïnvloedingsfase is dan jouw moment om de aanbestedende dienst te ‘bewerken’ en te overtuigen van jouw innovatieve product of dienst, zodat de aanbesteding hier op aansluit.
We geven een voorbeeld van slim gebruikmaken van de perceelindeling bij een aanbesteding. Een aanbestedende dienst wil een digitale werkomgeving voor zijn werkgevers en vraagt daarbij hardware, software en beheer in drie verschillende percelen uit. Als jij met jouw bedrijf alles in één kunt bieden voor een vast bedrag per werknemer per maand, dan kun je de aanbestedende dienst tijdens de marktconsultatie overtuigen om het uit te vragen in één perceel. Op die manier krijg je drie percelen in één en schakel je concurrenten uit die maar op één perceel in kunnen schrijven.
Ook kun je jouw kansen verhogen door de aanbestedende dienst te overtuigen bepaalde criteria, eisen en/of certificaten in de uitvraag op te laten nemen waar je concurrenten misschien niet aan kunnen voldoen. Ook al wordt hier misschien niet naar gevraagd, het staat je altijd vrij om te adviseren.
Dit kun je inderdaad doen, maar stel je voor dat je grootste concurrent wél bij de marktconsultatie was. Stel dat hij een mooi verhaal heeft opgehangen en de aanbestedende dienst heeft overtuigd van zijn geweldige product of dienst. Als de aanbestedende dienst zijn uitvraag hierop aansluit, zijn je kansen al veel kleiner. Wanneer de aanbesteding eenmaal is geschreven dan is het moeilijk om hier nog iets in te veranderen, ook al bied jij een veel betere oplossing voor de aanbestedende dienst. Als de aanbesteding eenmaal is geschreven, is het lastig om hier met de Nota van Inlichtingen nog verandering in te krijgen. Niet zo slim dus om af te wachten tot de aanbesteding gepubliceerd wordt!
Hopelijk heeft deze blog je overtuigd om de volgende keer wel mee te doen aan een marktconsultatie. Door de aanbestedende dienst voor het publiceren van de aanbesteding al te beïnvloeden, kun je jouw winkans vergroten. Ook als er geen marktconsultatie plaatsvindt, kun je toch proberen om van tevoren met de aanbestedende dienst aan tafel te gaan zitten. Zorg er dan voor dat je inzichtelijk krijgt wanneer de contracten van de aanbestedingen die je interessant vindt verlopen. Een goede voorbereiding/beïnvloeding is het halve werk! Het zou gek zijn om dit niet te doen, toch?
Wil je advies inwinnen over op welke manier je de marktconsultatie het beste in kunt gaan? Wil je sparren of zoek je concrete begeleiding bij aanbestedingen? Neem contact op met onze tenderspecialisten! Wie weet win jij binnenkort die gewilde aanbesteding.