Neem contact op
Het winnen van een aanbesteding valt en staat bij een goede voorbereiding. En die voorbereiding begint al een stuk eerder dan je denkt. Start je pas met het voorbereiden wanneer de aanbesteding al gepubliceerd is? Dan sta je eigenlijk al een streep achter. Hoe dit komt en wat je kunt doen om wél goed voorbereid te werk te gaan lees je hier.
Wanneer de aanbestedingsperiode is ingegaan, mag er alleen nog via de officiële weg gecommuniceerd worden. Dat betekent dat je je vragen en documenten kunt indienen volgens het aanbestedingsproces. Het antwoord op je vragen wordt dan vervolgens gepubliceerd, zodat iedereen die meedoet aan de aanbesteding dit kan inzien. Het transparantiebeginsel ligt hieraan ten grondslag: degenen die meedoen aan de aanbesteding beschikken allemaal over dezelfde inhoudelijke informatie over de opdracht en de aanbestedende organisatie. Dit is zo bepaald, zodat iedereen een gelijke kans heeft om de gunning te winnen.
Alle communicatie tijdens de aanbesteding gaat dus openlijk via het aanbestedingsplatform. Door voorafgaand aan de publicatie van de aanbesteding al in gesprek te gaan met de aanbestedende organisatie zorg je ervoor dat je meer over de organisatie weet dan de concurrentie én heb je de mogelijkheid om invloed uit te oefenen op de aanbestedende partij. Hoe kun je dit doen? Hieronder enkele tips.
Voer grondig onderzoek uit naar de sector waarin de aanbestedende dienst actief is. Begrijp hun behoeften, uitdagingen en de trends binnen die sector. Dit helpt je om relevanter te zijn in je communicatie en voorstellen.
Bouw relaties op met belangrijke stakeholders binnen de aanbestedende organisatie. Grote kans dat zij uiteindelijk in de beoordelingscommissie zitten van de aanbesteding waarop jij gaat inschrijven. Leg contact met hen door bijvoorbeeld netwerkevenementen bij te wonen, zoals conferenties, seminars en workshops die relevant zijn voor hun sector.
Veel aanbestedende diensten houden informatiesessies of marktconsultaties voordat ze een officiële aanbesteding lanceren. Dit zijn uitgelezen kansen om meer te leren over specifieke projecten en om jouw expertise en capaciteiten onder de aandacht te brengen. En om erachter te komen wie jouw concurrenten zijn. Als de aanbestedende dienst vervolgens een concept van de aanbestedingsdocumenten publiceert voor feedback, gebruik deze kans dan om constructieve feedback en suggesties te geven. Dit kan niet alleen helpen om de uiteindelijke aanbestedingsdocumenten te verbeteren maar toont ook jouw expertise en belangstelling.
Positioneer jezelf of je organisatie als een expert in het relevante vakgebied door artikelen te publiceren, te spreken op branche evenementen of door actief te zijn in professionele groepen. Dit kan de zichtbaarheid en geloofwaardigheid vergroten. Laat aanvullend succesvolle projecten en case studies zien die relevant zijn voor de werkzaamheden van de aanbestedende dienst. Dit kan zowel in persoonlijke gesprekken als in gepubliceerde vorm. Daarnaast kun je het bedrijf op de hoogte brengen van jouw dienstverlening en je unieke oplossing pitchen. Zo plant je als het ware een zaadje bij de aanbestedende partij en kun je ervoor zorgen de aanbesteding dusdanig beschreven zal worden dat jouw oplossing er goed op aansluit.
Zorg altijd voor een hoge mate van transparantie en ethisch gedrag in al je interacties. Vertrouwen is essentieel in zakelijke relaties, vooral wanneer je te maken hebt met overheidsinstanties. Aarzel niet om directe vragen te stellen aan de aanbestedende dienst over aankomende projecten of processen, mits dit binnen de regels van het voortraject van de aanbesteding past.
Breng bovenstaande tips in de praktijk. Denk bijvoorbeeld aan het attenderen van de aanbestedende organisatie op een trend in de markt waar jouw oplossing op inspeelt. Wanneer jouw concurrentie hier minder goed op aansluit, zullen ze zich minder snel aanmelden voor de aanbesteding. Zo heb je in het voortraject al concurrerende partijen uitgeschakeld. Twee vliegen in één klap! Meer over het beïnvloeden van de aanbestedende partij en het ideale tenderproces vind je hier.
Om vooraf in gesprek te kunnen gaan met een aanbestedende partij moet je natuurlijk weten wanneer een aanbesteding gepubliceerd zal worden. Maar hoe kom je hier dan achter? Er zijn meerdere methodes om erachter te komen dat een aanbesteding geplaatst zal worden. Initieel kun je natuurlijk zelf onderzoek doen naar einddata van lopende gunningen. Iedere gunning is namelijk voor een bepaalde tijd. Dit vergt wel veel uitzoekwerk.
Er bestaat een makkelijkere manier om de einddata te achterhalen, namelijk de TenderForecast in de TenderApp. In deze app staat alles over tenders, gunningen, betrokken partijen en jurisprudentie. Zo kun je gemakkelijk inzien welke gunningen binnen een jaar aflopen en wie de betrokken contactpersonen zijn binnen de aanbestedende organisatie.
