Je hebt de voorlopige gunning binnen, yes! Maar heb je nu de aanbesteding gewonnen? Het heet niet voor niks een ‘voorlopige’ gunning. In de periode tot aan de definitieve gunning kan er nog van alles gebeuren. Lees hier hoe het zit.
Wanneer je de voorlopige gunning van de tender binnen hebt, betekent dit helaas niet dat je de aanbesteding gewonnen hebt. Na de voorlopige gunning start een bezwaartermijn, oftewel standstill-termijn, van minstens 20 dagen. De definitieve gunning vindt pas plaats wanneer de overige inschrijvers de kans hebben gehad om bezwaar te maken.
Bij het bekendmaken van de voorlopige gunning krijgen ook de overige inschrijvers een bericht van afwijzing. In het bericht moet de aanbestedende dienst voldoende motiveren hoe de gunningsbeslissing tot stand is gekomen. De aanbestedingswet 2012 verplicht de aanbestedende dienst om duidelijke motivatie te geven van de gunningsbeslissing aan de overige inschrijvers. In de aanbestedingswet staat ook waar de motivering aan moet voldoen. De motivering dient niet alleen aan te geven waarom bepaalde punten wel gescoord zijn, maar moet ook aangeven waarom op een bepaald onderdeel niet de maximale score is toegekend.
Het geven van onvoldoende motivering is vaak een reden voor inschrijvers om een klacht te sturen naar de aanbestedende dienst. Door de vele bezwaren die gemaakt worden over onvoldoende motivering zien we dat de jurisprudentie de laatste jaren wat verwaterd is en dat aanbesteders vaker kunnen volstaan met een minder uitgebreide motivering.
In de standstill-termijn krijgen de afgewezen inschrijvers dus de kans om bezwaar aan te tekenen tegen de gunningsbeslissing. Dit kan tot gevolg hebben dat jouw organisatie de opdracht toch niet gegund krijgt. Na de standstill-periode vervalt het recht op bezwaar indienen.
Redenen om bezwaar aan te tekenen kunnen uiteenlopen en per branche erg verschillen.
We kunnen hierin twee categorieën onderscheiden:
Onduidelijke motivering is de grootste bron van bezwaren tijdens de standstill-termijn. Het is daarom belangrijk dat het beoordelingsteam van de aanbestedende dienst de toegekende scores duidelijke motiveert aan de hand van de leidraad en het opgestelde beoordelingskader. Door de motivering duidelijk af te kaderen met goede argumenten worden klachten voorkomen.
Wij raden onze klanten aan om eerst bezwaar te maken naar de aanbestedende dienst wanneer ze het niet eens zijn met de gunningsbeslissing en de achterliggende motivatie. Stap dus niet meteen naar de rechter. Als je sterk in je schoenen staat en duidelijk kan verifiëren dat de gemaakte beslissing niet klopt, dan zal de aanbestedende dienst moeten toegeven. Denk hierbij aan makkelijk verifieerbare gevallen zoals het missen van een certificaat of referenties. Geef in je bezwaar aan dat je binnen een bepaalde tijd (binnen de standstill-termijn) een antwoord wil en dat je bij geen antwoord naar de rechter zult stappen.
Wanneer je van de aanbestedende dienst niet de reactie krijgt die je voor ogen had, kun je ervoor kiezen om een advocaat in de hand te nemen en een kort geding aan te spannen. Wees er dan wel zeker van dat je sterk staat en dat je duidelijke, gegronde redenen hebt om tegen de gunningsbeslissing in te gaan. Een kort geding kan makkelijk stuklopen als de klager niks kan bewijzen. Als er geen bewijs is dat de gegunde partij niet voldoet mogen de aanbestedende dienst en de rechter vertrouwen dat de gegunde partij de waarheid spreekt. In het geval er sprake is van gegronde twijfel of een inschrijver voldoet aan hetgeen hij in zijn inschrijving heeft beweerd, dan is het aan de aanbestedende dienst om daar nader onderzoek naar te verrichten.
Let bij een kort geding wel op de gestanddoeningstermijn. Het antwoord van de rechter kan lang op zich laten wachten en ondertussen kan het gestanddoeningstermijn verlopen. De aanbestedende dienst kan verzoeken om de gestanddoeningstermijn in dat geval te verlengen. Veel aanbesteders kiezen er daarom voor om in de aanbestedingsdocumenten op te nemen dat het gestanddoeningstermijn met x aantal dagen verlengd wordt na het vonnis dat volgt uit het kort geding.
Uit onderzoek van het EZK blijkt dat in de periode van 2016 tot 2018 in 78% van de aanbestedingszaken die tot een kort geding leidde de aanbestedende diensten wonnen. Hieruit blijkt dat je als inschrijver sterk in je schoenen moet staan wanneer je naar de rechter stapt. Zonder gegronde redenen zal de rechter snel met de aanbestedende dienst meegaan. De bezwaren die direct bij de aanbestedende dienst werden ingediend worden hierbij buiten beschouwing gelaten. De kans is dus aanzienlijk dat jij de aanbesteding uiteindelijk wel wint. Maar er is nog een barricade die kan voorkomen dat je de tender definitief gegund krijgt.
De aanbesteder kan er namelijk ook voor kiezen om na voorlopige gunning de opdracht helemaal stop te zetten, los van het feit of er een bezwaar is gemaakt of niet. Tot aan de definitieve gunning is de aanbestedende dienst nog nergens toe verplicht. Er moet wel een gegronde reden zijn voor het terugtrekken van de aanbesteding. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als blijkt dat het budget er helemaal niet is. Ook stopzetten is een reden om bezwaar te kunnen maken. Lees ook deze blog over het stopzetten of uitstellen van de gunningsbeslissing van de aanbesteding.
Vaak wordt gedacht dat na de standstill-termijn de gunning definitief is, maar dit is niet het geval. Het feit dat inschrijvers geen bezwaar meer kunnen maken, wil nog niet zeggen dat alles binnen de aanbestedende partij klaar is om jou aan het werk te zetten voor de opdracht.
Het kan soms nog weken duren na het aflopen van de standstill-termijn voordat de aanbestedende dienst de gunningsbeslissing definitief maakt. Mogelijke redenen hiervoor zetten we hieronder voor je op een rij.
Soms kan de definitieve gunning op zich laten wachten omdat er nog een verificatie plaats moet vinden. Denk aan bewijsstukken die aangeleverd moeten worden, demonstraties, verduidelijkingsvragen, etc. Kortom, in deze fase kan er nog van alles gebeuren. Aan de hand van de verificatie kan blijken dat de gegunde partij toch niet voldoet. Als de aanbestedende dienst er dan voor kiest om de aanbesteding aan de tweede partij te gunnen, komt er weer een nieuw standstill-termijn.
Daarnaast kan het zijn dat de overstap op een nieuwe opdrachtnemer groot is en dat er intern nog veel bewogen moet worden. Zo zal er misschien veel aangepast moeten worden in de werkwijze, wat tijd kost. Ook kan het zijn dat leden uit het bestuur nog akkoord moeten geven of dat er nog gecheckt moet worden of het budget er überhaupt wel is.
Kortom kan er na de voorlopige gunning nog veel gebeuren. Wanneer de voorlopige gunning niet naar jouw bedrijf is gegaan, heb je in sommige gevallen nog de kans om hier iets aan te doen. Kijk goed naar de motivering van het beoordelingsteam over jouw afwijzing. Komt dit overeen met wat er gezegd wordt in de leidraad en het beoordelingskader? Wanneer je een gegronde reden hebt om bezwaar te maken en dit een verschil zou kunnen maken in de gunningsbeslissing, maak dan een bezwaar naar de aanbestedende dienst. Als je sterk staat dan zou de gunningsbeslissing nog wel eens in jouw voordeel kunnen draaien.
Bij qcore bieden wij van begin tot eind begeleiding bij het inschrijven voor aanbestedingen. Wil je met ons sparren voordat je de aanbestedingsprocedure ingaat? Of wil je graag onze hulp inschakelen? Neem contact op.