Of het verplicht is om een aanbesteding uit te schrijven hangt in eerste instantie af van het feit of je een aanbestedende dienst bent of niet. Ook zijn er een aantal uitzonderingen. Onder een aanbestedende dienst verstaan we de overheid of een publiekrechtelijke instelling. Onder de overheid valt de Nederlandse staat, een provincie, een gemeente of een waterschap.
Provincies, gemeentes en waterschappen spreken voor zich. Maar wat valt er allemaal onder publiekrechtelijke instellingen en de staat?
Een publiekrechtelijke instelling heeft als doel om te voorzien in de behoeften van algemeen belang en dus niet in industriële of commerciële behoeften. Daarnaast moet de instelling rechtspersoonlijkheid bezitten.
We maken dit wat concreter met een voorbeeld: Op grond van de regels is het ophalen van huisvuil een zorg van de gemeente en moet dit worden gezien als een taak van algemeen belang die niet van industriële of commerciële aard is. Daarom is bijvoorbeeld ROVA een aanbestedende dienst. Dit in tegenstelling tot bedrijven die zich alleen bezig houden met de verwerking van huishoudelijk afval of het ophalen van bedrijfsafval.
Aanbestedende diensten die onder ‘de staat’ vallen, zijn onder andere de ministeries en alle operationele eenheden die deze omvatten. Je kunt dan bijvoorbeeld denken aan de Commando Diensten Centra van het Ministerie van Defensie of de Immigratie en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie.
Daarnaast zijn er speciale sectorbedrijven en nutsbedrijven die ook onder de aanbestedingsplicht vallen zoals het openbaar vervoer en energiebedrijven. Een ander leuk voorbeeld is Schiphol Nederland B.V. Zij moeten aanbesteden omdat ze voor 80% eigendom zijn van de staat. Een ander voorbeeld is Holland Casino. Deze is voor 100% van de staat en daarom ook aanbestedingsplichtig.
Daarnaast zijn er bedrijven die niet onder een aanbestedende dienst vallen maar die toch aanbestedingsplichtig zijn. Dit kan als het bedrijf voor meer dan 50% gefinancierd wordt door de overheid. Een voorbeeld hiervan zijn musea zoals het Rijksmuseum en het Stedelijk museum.
Val je onder de definitie van een aanbestedende dienst, dan bepaalt de geschatte waarde van jouw opdracht welke procedure je moet volgen. Daarvoor moet gekeken worden naar de drempelwaarden die de Aanbestedingswet voorschrijft.
Zet de aanbestedende dienst een opdracht uit met een geschatte waarde boven de Europese drempelwaarde, dan is de aanbestedende dienst verplicht om deze Europees aan te besteden. Op een Europese aanbesteding mogen bedrijven uit alle EU-lidstaten inschrijven. Zit de geschatte waarde onder de Europese drempel dan kan er nationaal aanbesteed worden.
De geschatte waarde van de opdracht wordt altijd berekend over de gehele looptijd van de opdracht inclusief verlengingen. Als je bijvoorbeeld een initiële looptijd hebt van 2 jaar met 2 keer een optionele verlenging van een jaar dan moet er over 4 jaar gerekend worden. Als de opdracht voor onbepaalde tijd duurt, dan moet de waarde berekend worden voor de eerste 48 maanden.
De Europese drempelwaarden verschillen voor werken en leveringen/diensten. Voor leveringen en diensten maakt het ook uit of de aanbestedende dienst onder centrale of decentrale overheid valt. Bekijk hier de drempelbedragen voor 2024-2025.
Is de geschatte drempelwaarde lager dan de Europese drempel, dan is de aanbestedende dienst niet verplicht om Europees aan te besteden en kan zij nationaal aanbesteden.
Daarbij kan de aanbestedende dienst kiezen voor een openbare nationale procedure of (afhankelijk van de geraamde waarde) een enkelvoudige of meervoudige onderhandse procedure. De specifieke drempels voor enkelvoudig en meervoudig onderhands aanbesteden kun je vinden in de Gids Proportionaliteit.
Onderhands aanbesteden heeft voordelen voor de aanbestedende dienst omdat er minder wetten en regels aan vast zitten. We schreven eerder over de voor- en nadelen van enkelvoudig en meervoudig onderhands aanbesteden.
Val je volgens de definitie van een aanbestedende dienst en de geraamde drempelwaarde onder de aanbestedingsplicht? Er zijn volgens de Aanbestedingswet 2012 een aantal uitzonderingen waarin je wordt uitgesloten van de aanbestedingsplicht. Dit gaat onder andere om:
Zoals naar voren komt uit deze blog is het bepalen van aanbestedingsplicht niet iets wat je zo 1, 2, 3 doet. Er zitten verschillende haken en ogen aan het bepalen of iets een aanbestedende dienst is. Denk bijvoorbeeld aan alle bedrijven die in deze zware tijden subsidies ontvangen van de overheid. Zijn zij nu ook aanbestedingsplichtig?
Kom je er zelf niet helemaal uit, neem dan gerust contact met ons op en wij zoeken het voor je uit! Hulp nodig bij aanbestedingen? De tenderspecialisten van qcore zijn erop gebrand om voor jou aanbestedingen te winnen.