Structureel tenders winnen? Ontdek de qcore succesformule

Om een vliegende start te maken, beginnen we met een uitgebreide onboarding. Tijdens deze fase brengen we samen in kaart waar jouw organisatie momenteel staat, wat er nog moet worden georganiseerd, en stellen we de doelen vast voor het eerste jaar van onze samenwerking.

Direct na de onboarding starten we met het inrichten van de benodigde portals, zodat we samen efficiënt kunnen werken aan het inschrijfproces. De slimme softwaretool TenderApp speelt hierbij als platform een cruciale rol. Wij zorgen ervoor dat je organisatie bij publicatie direct inzicht krijgt in de juiste aanbestedingen, zodat geen enkele kans onopgemerkt blijft. We richten jouw zoekprofiel in zodat je de juiste aanbestedingen ontvangt en voorkomen verspilling van kostbare tijd aan irrelevante aanbestedingen.

Tijdens het inschrijfproces wil je jouw energie richten op het creëren van een sterk aanbod. Administratieve zaken, zoals het verzamelen van bewijslasten, zijn onvermijdelijk maar kunnen tijdrovend zijn. Wij begrijpen als geen ander welke documenten essentieel zijn en welke voorbereid kunnen worden. Door de aanbestedingen in jouw branche en eventuele voorgaande trajecten te analyseren, bepalen we welke documenten relevant zijn. Op basis daarvan stellen we een documentenbox samen (bijvoorbeeld GVA, verzekeringscertificaat, ISO certificering), zodat we in toekomstige inschrijvingen nog efficiënter te werk kunnen gaan.

Tijdens onze samenwerking streven we ernaar om het niveau van elke inschrijving continu te verbeteren. We doorlopen samen het proces van inschrijven, evalueren en optimaliseren. Als jouw organisatie al ervaring heeft met aanbestedingen of offertetrajecten, kan de opgedane kennis en ontvangen feedback van grote waarde zijn. Mocht jouw organisatie nog geen ervaring hebben met aanbestedingen/offertes, kijken we naar de data van eerder gepubliceerde aanbestedingen. Je kan hierbij denken aan het aantal inschrijvers in jouw branche, concurrenten die we telkens terug zien en veel gevraagde eisen en gunningscriteria. Met al deze data kunnen we het verschil maken bij toekomstige inschrijvingen. Wij analyseren deze feedback grondig om te bepalen of en hoe deze effectief kan worden ingezet bij onze eerste gezamenlijke aanbesteding.

Om succesvol te zijn, richten we ons op een proactieve inschrijfstrategie. Door gericht in te schrijven op aanbestedingen die perfect bij jouw organisatie passen, maximaliseer je de winkans. Met TenderApp kun je vroegtijdig anticiperen op relevante aanbestedingen en je optimaal voorbereiden. Het is belangrijk om overheidsinstanties goed te kennen en te begrijpen wat er speelt, zodat je beter kunt inspelen op hun behoeften en de inschrijving kunt afstemmen op de kwalitatieve criteria. We helpen je bij het opstellen van een forecast en integreren overheidsaanbestedingen naadloos in je salesstrategie, wat je kansen op succes vergroot.

Wanneer we het Bidcycle®-proces goed doorlopen, zijn we optimaal voorbereid om te winnen. Zodra een aanbesteding wordt gepubliceerd, ontvang je direct een melding via ons geautomatiseerde systeem. Vervolgens starten we samen het go/no go-proces om te beoordelen of de aanbesteding bij jouw organisatie past en of aan de eisen wordt voldaan. Bij een 'go' gaan we verder met strategisch overleg om de beste winstrategie te bepalen. We werken gezamenlijk de gunningscriteria uit en zorgen ervoor dat alle antwoorden sterk en SMART geformuleerd zijn. Daarnaast ondersteunen we ook bij prijsstelling en documentatie. Wij nemen het inschrijfproces zoveel mogelijk uit handen, inclusief het indienen via online platforms, zodat jij je kunt focussen op het juiste aanbod.

Ons doel is natuurlijk om te winnen en samen het succes te vieren. Ons hele abonnement is daarop gericht. Bij winst óf verlies houdt onze dienstverlening niet op. Het is namelijk cruciaal om van iedere ervaring te leren. In de praktijk zien we vaak dat een aanbesteding niet wordt geëvalueerd, wat ons blijft verbazen en zonde is. Het is namelijk cruciaal om van iedere ervaring te leren. Bij verlies van een aanbesteding is de aanbestedende dienst verplicht een schriftelijke motivatie te geven, waarin wordt uitgelegd waarom jouw aanbod in vergelijking met dat van de winnende partij minder heeft gescoord.

Wij zorgen ervoor dat, wanneer de aanbestedende dienst hiervoor openstaat, er een mondelinge evaluatie plaatsvindt — ook als we de aanbesteding winnen. Dit stelt ons in staat om de volgende stappen te bepalen en bij toekomstige inschrijvingen een nog hogere score te behalen. Zo streven we ernaar om samen telkens een stapje beter te worden en de concurrentie steeds een stap voor te blijven.

Als partners in onze samenwerking hechten we veel waarde aan een halfjaarlijkse evaluatie van onze samenwerking, welke wij de succesupdate noemen. Tijdens deze momenten nemen we de tijd om onze gezamenlijke prestaties te beoordelen: we kijken naar waar we succesvol zijn, waar de samenwerking goed verloopt, en waar we nog kleine verbeteringen kunnen aanbrengen. Het is altijd waardevol om samen in de spiegel te kijken en te identificeren waar we net iets beter of efficiënter kunnen werken.

Bij de start van onze samenwerking hebben we het zoekprofiel zorgvuldig ingericht om ervoor te zorgen dat de juiste aanbestedingen in beeld komen en geen kansen worden gemist. Naarmate onze samenwerking zich ontwikkelt, leren we samen waar de ideale match ligt voor jullie organisatie. Dit stelt ons in staat het zoekprofiel verder te optimaliseren, zodat jullie uitsluitend relevante aanbestedingen ontvangen en geen kostbare tijd verspillen aan minder geschikte aanbestedingen.

Zoals eerder aangegeven, maken we bij de start van onze samenwerking een forecast. Halverwege het jaar herzien we deze forecast en actualiseren we de gegevens. Met behulp van onze data stellen we de eerdere forecast bij en kijken we opnieuw 24 maanden vooruit naar de verwachte aanbestedingen. Dit stelt jou in staat om je salesplan bij te werken en je team in te zetten voor het tijdig organiseren van klantgesprekken.

We hadden het zojuist over de eerste inschrijving (kans 1), maar hoeveel kansen bieden we jou binnen het abonnement? Het aantal inschrijvingen hangt in feite af van ons gezamenlijke succes. In de basis omvat het abonnement drie inschrijvingen per jaar. Echter, bij elke gewonnen tender verdien je een extra inschrijfkans.

Hoe meer we samen inschrijven, hoe beter we worden en hoe vaker we winnen. Ons doel is om binnen jouw abonnement zoveel mogelijk inschrijvingen te realiseren.