Neem contact op
Als inschrijver moet je bewijs kunnen leveren dat je aan de geschiktheidseisen voldoet en dat de uitsluitingsgronden niet van toepassing zijn.
Voorbeelden van bewijsmiddelen zijn een verzekeringsbewijs, de Gedragsverklaring Aanbesteden of een ISO 9001-certificaat. Om de administratieve lasten beperkt te houden is in de wet bepaald dat deze bewijsstukken niet (zomaar) bij inschrijving van alle inschrijvers mogen worden gevraagd, maar alleen van de winnende inschrijver, dus niet bij inschrijving maar op het moment dat de gunningsbeslissing bekend is. Lees wel goed de leidraad, als daar staat dat het wél bij inschrijving moet dan geldt dit gewoon en moet je er een kritische vraag over stellen. Referentiebeschrijvingen moeten meestal al wel bij de inschrijving ingediend worden, evenals KvK-uittreksels om de tekenbevoegdheid aan te tonen.
Het tijdstip waarop bewijsmiddelen moeten worden aangeleverd in het kader van een aanbesteding kan variëren afhankelijk van de specifieke eisen van de aanbestedende dienst en de fase van het aanbestedingsproces. Hieronder wordt uitgelegd wanneer je meestal de bewijsmiddelen moet aanleveren:
Eerste indiening: Bij de indiening van je inschrijving moet je vaak al een aantal basisbewijsmiddelen meesturen. Dit kunnen documenten zijn zoals het uittreksel van de Kamer van Koophandel, financiële jaarrekeningen, certificaten, en referenties.
Minimale vereisten: De aanbestedingsdocumenten zullen specificeren welke bewijsmiddelen minimaal vereist zijn voor een geldige inschrijving. Deze moeten vaak al bij de initiële indiening aanwezig zijn.
Verificatiegesprekken: Soms kunnen tijdens de verificatiefase aanvullende bewijsmiddelen worden gevraagd. Dit kan gebeuren als de aanbestedende dienst verduidelijking nodig heeft over bepaalde aspecten van je inschrijving.
Aanvullende informatie: De aanbestedende dienst kan inschrijvers vragen om ontbrekende of aanvullende documenten binnen een bepaalde tijdsperiode na de initiële beoordeling aan te leveren.
Voorwaardelijke gunning: Soms wordt een opdracht voorlopig gegund onder voorbehoud van het aanleveren van specifieke aanvullende bewijsmiddelen. Dit betekent dat de inschrijver de opdracht krijgt mits de aanvullende documentatie op tijd en correct wordt aangeleverd.
Strikte deadlines: Bij een voorwaardelijke gunning worden strikte deadlines gesteld voor het aanleveren van de ontbrekende bewijsmiddelen. Het niet halen van deze deadlines kan leiden tot intrekking van de voorlopige gunning.
Aanlevering op verzoek: Indien er tijdens deze controle iets ontbreekt of niet voldoet, kan de inschrijver gevraagd worden om de vereiste bewijsmiddelen binnen een kort tijdsbestek (meestal een paar dagen tot een week) aan te leveren.
Lees de aanbestedingsdocumenten grondig: Zorg ervoor dat je precies weet welke bewijsmiddelen vereist zijn en op welke momenten ze moeten worden ingediend.
Voorbereiding: Verzamel en controleer alle benodigde documenten ruim van tevoren om last-minute problemen te voorkomen.
Houd documenten actueel: Zorg ervoor dat alle bewijsmiddelen up-to-date zijn en voldoen aan de geldigheidseisen.
Communiceer: Neem bij onduidelijkheden contact op met de aanbestedende dienst voor verduidelijking en om eventuele problemen vooraf te bespreken.