Neem contact op
Vaak gaat verificatie over het controleren van het aangeleverde UEA door de winnende inschrijver. De bewijsstukken voor de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen, zoals de Gedragsverklaring Aanbesteden of certificaten, worden dan opgevraagd en moeten binnen een vooraf vastgesteld aantal dagen worden aangeleverd.
Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste soorten bewijsstukken die doorgaans worden gecontroleerd:
Technische specificaties en beschrijvingen: Gedetailleerde beschrijvingen van de aangeboden producten, diensten of werken, inclusief technische specificaties, tekeningen, en schema’s.
Certificeringen en keurmerken: Officiële certificaten zoals ISO-normen (bijvoorbeeld ISO 9001 voor kwaliteitsmanagement of ISO 14001 voor milieumanagement), CE-markeringen en andere relevante keurmerken die aantonen dat de producten of diensten aan de wettelijke en technische eisen voldoen.
Jaarrekeningen: De meest recente jaarrekeningen die inzicht geven in de financiële gezondheid van de inschrijver.
Bankverklaringen: Officiële verklaringen van financiële instellingen die de kredietwaardigheid en financiële stabiliteit van de inschrijver aantonen.
Belastingverklaringen: Bewijs dat de inschrijver aan zijn fiscale verplichtingen voldoet, zoals belastingbetalingen en geen openstaande belastingverplichtingen heeft.
Referentieprojecten: Beschrijvingen van eerder uitgevoerde projecten die vergelijkbaar zijn met de aanbesteding, inclusief contactgegevens van referenties die de prestaties van de inschrijver kunnen bevestigen.
Aanbevelingsbrieven: Officiële brieven van eerdere klanten die de kwaliteit en betrouwbaarheid van de inschrijver onderschrijven.
Projectverslagen: Gedetailleerde verslagen en evaluaties van afgeronde projecten die inzicht geven in de capaciteiten en prestaties van de inschrijver.
Registratiebewijzen: Officiële registratiebewijzen van de onderneming, zoals inschrijving in het handelsregister of een vergunning van de Kamer van Koophandel.
Statuten en oprichtingsakte: Documenten die de oprichting, structuur en eigendomsverhoudingen van de onderneming beschrijven.
Verzekeringsbewijzen: Polissen en certificaten die aantonen dat de inschrijver over de benodigde verzekeringen beschikt, zoals aansprakelijkheidsverzekering en beroepsaansprakelijkheidsverzekering.
Kwalificaties en certificeringen van personeel: Officiële documenten die de kwalificaties, opleidingen en certificeringen van het personeel bevestigen, zoals diploma’s en vakbekwaamheidscertificaten.
Organigrammen en teamstructuren: Beschrijvingen van de organisatiestructuur en de toewijzing van personeel aan het project, inclusief CV’s van sleutelpersoneel.
Milieuverklaringen: Documenten die de milieuprestaties van de inschrijver beschrijven, zoals milieubeleid, milieumanagementsystemen, en rapporten over energie-efficiëntie en afvalbeheer.
Duurzaamheidsverslagen: Officiële verslagen en certificeringen die de inzet van de inschrijver op het gebied van duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) aantonen.
Kwaliteitsbeheerplannen: Documenten die beschrijven hoe de inschrijver de kwaliteit van het project waarborgt, inclusief kwaliteitscontroleprocedures en auditrapporten.
Veiligheids- en gezondheidsplannen: Plannen en certificeringen die de inzet van de inschrijver op het gebied van veiligheid en gezondheid op de werkplek beschrijven, zoals VCA-certificeringen (Veiligheid, Gezondheid en Milieu Checklist Aannemers).
Daarnaast is er (vaak) het verificatiegesprek. Dit vindt plaats met de winnende inschrijver na de gunningsbeslissing om te zien of beide partijen de voorwaarden op dezelfde manier hebben geïnterpreteerd en er tot een overeenstemming richting de overeenkomst kan worden gekomen. Ook wordt de leverancier gecontroleerd op het voldoen aan de gestelde eisen.