Neem contact op
Het uittreksel handelsregister en de verklaring Belastingdienst zijn 6 maanden geldig, de GVA is 2 jaar geldig. Certificaten zoals de ISO 9001 of ISO 14001 zijn geldig gedurende de periode die vermeld staat op het certificaat. In de aanbestedingsstukken wordt aangegeven welke bewijsmiddelen van toepassing zijn en welke geldigheid wordt geaccepteerd. Belangrijk om in de gaten te houden is ook vanaf wanneer een bewijsmiddel geldig is. Je moet vaak op het moment van inschrijven al voldoen aan de eis, dus moet dat ook blijken uit je bewijsmiddel, ook al hoeft het bewijsmiddel zelf pas later (op verzoek van de aanbestedende dienst) te worden aangeleverd.
Hier volgt een uitleg over de geldigheidsduur van verschillende soorten bewijsmiddelen en hoe deze doorgaans worden gehanteerd:
Wet- en Regelgeving: De geldigheidsduur van bewijsmiddelen kan variëren afhankelijk van nationale en Europese regelgeving. Het is belangrijk om te voldoen aan de specifieke eisen zoals vastgelegd in de Aanbestedingswet en relevante EU-richtlijnen.
Aanbestedingsdocumenten: Specifieke eisen voor de geldigheidsduur van bewijsmiddelen worden vaak vermeld in de aanbestedingsdocumenten zelf. Het is essentieel om deze documenten zorgvuldig te lezen en te volgen.
Gedragsverklaring aanbesteden (GVA): De GVA is 2 jaar geldig. Let op, de aanvraag van dit document kan meer dan 6 weken duren en er bestaat geen spoedprocedure! Hou de geldigheid dus in de gaten.
Er bestaat geen spoedprocedure voor het aanvragen van een GVA. Het is mogelijk om bij een GVA-aanvraag extra exemplaren te bestellen. De kosten bedragen € 1,- per extra exemplaar. Vanwege de geldigheidsduur van een GVA en de mogelijkheid extra GVA’s te bestellen, is er voldoende gelegenheid om tijdig een (nieuwe) GVA aan te vragen.
Uittreksel Kamer van Koophandel (KvK): Meestal wordt een recent uittreksel vereist, vaak niet ouder dan 3 tot 6 maanden.
Financiële documenten: Jaarrekeningen moeten doorgaans betrekking hebben op het meest recente boekjaar. Soms kunnen jaarrekeningen van het vorige jaar ook worden geaccepteerd als het nieuwe jaar nog niet is afgesloten.
Belastingverklaringen: Verklaringen van fiscale naleving (bijvoorbeeld geen belastingachterstand) moeten vaak niet ouder zijn dan 3 tot 6 maanden.
Certificaten (ISO, VCA, etc.): Certificeringen moeten geldig zijn op het moment van indiening. Sommige aanbestedingen kunnen eisen dat certificaten nog minimaal een bepaald aantal maanden geldig zijn na de gunning van de opdracht.
Bankverklaringen: Deze moeten vaak recent zijn, meestal niet ouder dan 3 maanden.
Referenties: Referentieprojecten en aanbevelingsbrieven worden vaak als geldig beschouwd als ze binnen de laatste 3 tot 5 jaar zijn uitgevoerd of verkregen.
Project-specifieke bewijsmiddelen: Voor bepaalde gespecialiseerde projecten kunnen er specifieke vereisten zijn voor de geldigheidsduur van relevante bewijsmiddelen. Dit kan strikter zijn in sectoren zoals bouw, IT, of gezondheidszorg.
Aanvullende verklaringen: Soms kan de aanbestedende dienst aanvullende verklaringen eisen, zoals recente veiligheidsaudits of kwaliteitscontroles, die binnen een korter tijdsbestek (bijvoorbeeld 1 jaar) moeten zijn uitgevoerd.
Verificatie: Aanbestedende diensten zullen de geldigheid van de ingediende bewijsmiddelen verifiëren. Het is belangrijk dat alle documenten actueel en conform de gestelde eisen zijn.
Herindiening: Indien bewijsmiddelen niet voldoen aan de geldigheidseisen, kan de aanbestedende dienst de inschrijver vragen om nieuwe, geldige documenten in te dienen binnen een bepaalde termijn.
Controleer regelmatig: Houd regelmatig de geldigheid van uw standaardbewijsmiddelen bij en zorg ervoor dat u tijdig vernieuwde documenten verkrijgt.
Planning: Begin vroegtijdig met het verzamelen van de benodigde documenten om eventuele vertragingen te voorkomen.
Consultatie: Raadpleeg de aanbestedende dienst bij onduidelijkheden over de vereisten voor de geldigheidsduur van specifieke bewijsmiddelen.