Neem contact op
Het doel van een wachtkamerovereenkomst is continuïteit: in het geval dat de winnende partij toch niet blijkt te voldoen aan de eisen of niet presteert, dan kan de aanbestedende dienst direct verder kan gaan met de als tweede geëindigde partij. Dit kan zonder een nieuwe aanbestedingsprocedure te starten. De wachtkamerovereenkomst is niet standaard en het moet in de stukken staan als deze van toepassing is.
Belangrijke kenmerken van een wachtkamerovereenkomst zijn:
Bescherming tegen contractbreuk: Een wachtovereenkomst biedt bescherming aan de aanbestedende dienst tegen mogelijke contractbreuk door de oorspronkelijke winnaar van de aanbesteding. Als de winnaar zijn verplichtingen niet kan de aanbestedende dienst de overeenkomst beëindigen en de wachtovereenkomst activeren om direct met de reserveleverancier te onderhandelen.
Voorwaarden en duur: De voorwaarden en duur van de wachtovereenkomst worden van tevoren vastgelegd in het aanbestedingsdocument. Dit omvat vaak de specifieke situaties waarin de wachtovereenkomst kan worden geactiveerd, evenals de duur van de wachtfase.
Procedure voor activering: De aanbestedende organisatie moet een duidelijke procedure vaststellen voor het activeren van de wachtovereenkomst. Dit kan onder meer het versturen van een kennisgeving aan de wachtkamerpartij om eventuele onderhandelingen te starten en het bepalen van een tijdlijn voor het tekenen van de nieuwe overeenkomst.
Onderhandelingen met de reserveleverancier: Zodra de wachtovereenkomst is geactiveerd, moet de aanbestedende organisatie snel onderhandelen met de reserveleverancier om de nodige afspraken te maken en de nieuwe overeenkomst af te sluiten. Dit kan hetzelfde proces omvatten als de oorspronkelijke aanbesteding, inclusief het beoordelen van offertes en het uitvoeren van onderhandelingen over voorwaarden en prijzen.
Rechtsmiddelen: Het is belangrijk dat de wachtovereenkomst juridisch afdwingbaar is en dat beide partijen hun rechten en verplichtingen begrijpen. Dit kan onder meer het opnemen van clausules voor geschillenbeslechting en schadevergoeding omvatten.
De volgende twee regels gelden onder meer bij een dergelijke wachtkamerconstructie:
Regel 1: Zoals gezegd moet het vooraf duidelijk in de aanbestedingsstukken staan dat de aanbestedende dienst gebruik maakt van een wachtkamerconstructie. Er is dan ook een concept wachtkamerovereenkomst als onderdeel opgenomen in de stukken. Indien de aanbestedende dienst dit niet duidelijk van tevoren heeft aangegeven, kan er uiteindelijk niet alsnog een wachtkamerovereenkomst gesloten worden.
Regel 2: Als een inschrijver inschrijft op een aanbesteding, aanvaard deze alle voorwaarden van de aanbesteding, en automatisch ook die van de wachtkamerovereenkomst. Een inschrijvende partij die als nummer twee eindigt kan dus niet afzien van de wachtkamerovereenkomst.