Neem contact op
Een aanbesteding is een opdracht van een (overheids)instelling die volgens Europese procedures aanbesteed moet worden. De definitie die de Rijksoverheid eraan geeft is als volgt:
‘Een inkoopopdracht van de overheid heet een aanbesteding. De overheid moet zich aan bepaalde regels houden bij aanbestedingen. Door deze regels kopen overheden integer in. En ze krijgen de beste kwaliteit voor een zo goed mogelijke prijs.’
Lees hier meer over de verschillende Europese procedures.
Bij een tender kan het zowel om een overheids- als een commerciële opdracht kan gaan. Een tender is het Engelse woord voor ‘aanbesteding’. Maar in Nederland betekent het ook zoveel als ‘commerciële opdracht’. Een tender verloopt ongeveer hetzelfde als een aanbesteding, maar er zijn minder, of eigenlijk geen, regels. De opdrachtgever zet een opdracht (openbaar) uit en ontvangt daarvoor offertes. Vervolgens worden deze offertes met elkaar vergeleken en wint een offerte, vaak die met de beste prijs/kwaliteitverhouding. Bekende procedures die commerciële organisaties gebruiken zijn RFI (Request For Information), RFQ (Request For Quotation) en RFP (Request For Proposal).
Een RFI is niet meer dan een informatie uitvraag vanuit een opdrachtgever. Vaak omdat hij simpelweg nog niet voldoende informatie heeft om een goede opdracht uit te schrijven. Dit komt voor als het een nieuwe dienst of product betreft. Dat wat wordt uitgevraagd is dus nog niet een offerte, maar informatie van wat jouw bedrijf voor hen kan betekenen.
Bij een RFQ vraagt de opdrachtgever eigenlijk alleen om een prijs, met wat informatie over de opdracht en een aantal voorwaarden. Vaak bestaat de in te sturen offerte dan ook uit een (Excel) document met prijzen. De opdracht moet hiervoor niet te complex zijn, dan is deze procedure niet handig.
Een RFP komt het vaakst voor en lijkt het meest op een aanbesteding. De procedure bestaat uit een uitgebreid document met een opdrachtomschrijving, de wensen van en op basis waarvan de beste offerte wordt geselecteerd. Een opdrachtgever kiest er zelf voor om de RFP openbaar te maken of om deze naar een bepaald aantal marktpartijen te sturen (niet-openbaar).
Er zijn verschillende redenen:
Kwaliteit en prijsvergelijking: Door een tender uit te schrijven kan een commerciële organisatie verschillende leveranciers of aannemers vergelijken op basis van kwaliteit, prijs en andere relevante criteria. Dit stelt de organisatie in staat om de beste waarde voor hun geld te krijgen en ervoor te zorgen dat ze werken met leveranciers die voldoen aan hun behoeften en verwachtingen.
Innovatie stimuleren: Het uitschrijven van een tender kan ook worden gebruikt als een manier om innovatie te stimuleren binnen de sector of markt waarin de organisatie opereert. Door specifieke eisen en uitdagingen te benoemen in de tender, kunnen organisaties leveranciers aanmoedigen om met nieuwe en innovatieve oplossingen te komen die mogelijk nieuwe mogelijkheden bieden voor de organisatie.
Toegang tot nieuwe leveranciers: Het uitschrijven van een tender biedt commerciële organisaties de mogelijkheid om toegang te krijgen tot een bredere pool van potentiële leveranciers of aannemers. Dit kan vooral waardevol zijn als de organisatie op zoek is naar specifieke expertise, nichemarktvaardigheden of nieuwe technologieën die mogelijk niet beschikbaar zijn bij hun huidige leveranciers.
Verbeteren van relaties met leveranciers: Door een open en transparant tenderproces te hanteren, kan een commerciële organisatie de relaties met bestaande leveranciers verbeteren en nieuwe relaties opbouwen met potentiële leveranciers. Dit kan resulteren in een gezonde concurrentieomgeving en kan de organisatie helpen om sterke en langdurige partnerschappen op te bouwen met haar leveranciers.
Voldoen aan interne beleidsrichtlijnen: Sommige commerciële organisaties hebben interne beleidsrichtlijnen of procedures die vereisen dat ze tenders uitschrijven voor bepaalde soorten aankopen of projecten, zelfs als ze hiertoe niet wettelijk verplicht zijn. Dit kan worden gedaan om transparantie en goed bestuur te bevorderen binnen de organisatie.
Kortom, hoewel een commerciële organisatie niet altijd wettelijk verplicht is om tenders uit te schrijven, kan het toch voordelen opleveren, zoals het vergelijken van leveranciers, het stimuleren van innovatie en het verbeteren van relaties met leveranciers.